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Données texte

Cette fiche pratique a été conçue pour expliciter la gestion des données textuelles, de leur création à leur mise à disposition.

1. Qu’entend-on par données textuelles ?

Les données textuelles rassemblent ici tout type de document sous forme numérique native, comportant un contenu rédigé, généralement structuré, accompagné ou non d’illustrations inclues dans le corps du texte (rapport, mémoire, note, article, communication, carnet, lettre, etc.). Elles sont créées, modifiées, enrichies à tous les stades d’un programme de recherche.

Pour les tableurs ou les bases de données, voir la fiche Données tableur et base de données.

Vous souhaitez verser des documents texte sur support papier ? Contactez le service des archives : archives@efa.gr 

2. Formats des données

En vert, les formats recommandés ; en orange, les formats non recommandés mais acceptés.

  • Texte brut :  .txt
  • Texte enrichi (styles, illustrations,etc.) : .odt, .docx, .rtf, .odp, .pptx
  • Texte encodé : .xml, .xhtml

La version originale sera conservée en l’état sans migration ultérieure. Les fichiers seront systématiquement convertis en pdf/A pour la visualisation.

3. Cycle de vie des données

cycle_vie_donnees.png

De la planification au versement : côté producteur

Planification

 Avant le début de la mission, prenez connaissance des fiches pratiques :

Collecte / Traitement

  • Une fois en mission, rédigez vos textes.
  • Portez une attention particulière aux différentes versions d'un même document (cf. Fiches Bien nommer ses fichiers et Abréviations recommandées).
  • À chaque étape, veillez à conserver les informations minimales permettant d'identifier les documents : code mission, auteur(s), date de création, date de modification, intitulé.

Classement

  • Versez uniquement la dernière version validée de chaque document. Pour les documents dont l’alimentation s’étale sur plusieurs années, versez un état annuel intermédiaire qui pourra être supprimé à la fin du programme.
  • Sur votre carnet numérique, regroupez de manière structurée dans un repértoire unique Code mission_Archives toutes les données produites à verser (textes, images, 3D, etc.).

Versement

  • Transmettez le répertoire au service des archives via un lien de partage public à partir de votre carnet numérique (cf. fiche pratique Partage carnet numérique) ou, à défaut, via autre ftp ou encore disque dur sur place.
Du versement au signalement : que deviennent mes données ?

Gestion

  • À partir des informations transmises, chaque dossier ou document donnera lieu à la création d’une notice Archives manuscrites (support papier) ou Données Texte (fichier numérique) dans la base de gestion des archives Archimage.
  •  Chaque notice sera accompagnée du visuel du document converti en version pdf.
  • Le fichier au format original sera stocké sur serveur et lié à la notice.

Mise à disposition

Toutes les notices descriptives sont affichées en mode public.

Les documents sont affichés ou non en version pdf en fonction de la législation en vigueur.

Les documents aux formats originaux ne sont pas disponibles en ligne.

Les données textuelles versées, physiques ou numériques, entrent dans le cadre des archives publiques ; elles constituent des documents administratifs dont certains sont soumis à droit d’auteur.

Pour plus d’informations sur leurs conditions d’accès et d’exploitation, lisez les fiches pratiques Consulter, Reproduire et (Ré)utiliser des archives.

 Signalement

Les notices descriptives seront ultérieurement moissonnées et figureront dans le portail national FranceArchives.

4. Pour en savoir plus

Une question ?

Archives manuscrites / estampages
Photothèque / planothèque
 
EFA – Archives
6, rue Didotou
10680 ATHÈNES
GRÈCE		EFA – Photothèque/planothèque
6, rue Didotou
10680 ATHÈNES
GRÈCE		 
+30 210 36 79 942
+30 210 36 79 918
 
archives@efa.gr 
calliopi.christophi@efa.gr  

Pour aller plus loin

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