Données tableur et base de données

Planification

 Avant le début de la mission, prenez connaissance des fiches pratiques :

•  Le parcours de la donnée à l'EFA
• de la section Gestion des données à l'EFA, notamment Référentiels, 
• et de la section Bonnes pratiques.

Collecte / Traitement

• Une fois en mission, créez et enrichissez vos tableurs ou bases de données.
• Portez une attention particulière aux différentes versions d'un même document (cf. Fiches Bien nommer ses fichiers et Abréviations recommandées).
• À chaque étape, veillez à conserver les informations minimales permettant d'identifier les documents : code mission, auteur(s), date de création, date de modification, intitulé.

Classement

• Versez uniquement la dernière version validée de chaque document. Pour les documents dont l’alimentation s’étale sur plusieurs années, versez un état annuel intermédiaire qui pourra être supprimé à la fin du programme.
• Sur votre carnet numérique, regroupez de manière structurée dans un repértoire unique Code mission_Archives toutes les données produites à verser (textes, images, 3D, etc.).

Versement

• Transmettez le répertoire au service des archives via un lien de partage public à partir de votre carnet numérique (cf. fiche pratique Partage carnet numérique) ou, à défaut, via autre ftp ou encore disque dur sur place.

Gestion

• À partir des informations transmises, chaque dossier ou document donnera lieu à la création d’une notice Tableur dans la base de gestion des archives Archimage.
•  Chaque notice sera accompagnée du visuel du document.
  
• Le dossier ou fichier au format original sera stocké sur serveur et lié à la notice.
  

Mise à disposition

Toutes les notices descriptives sont affichées en mode public.

Les documents sont affichés ou non en version tabulée en fonction de la législation en vigueur.

Les documents aux formats originaux ne sont pas disponibles en ligne.

Les états annuels intermédiaires de la base pourront être éliminés lors du versement de la dernière version à la fin du programme et sur demande du chercheur.

Les données tableur et bases de données versées entrent dans le cadre des archives publiques ; ces fichiers constituent des documents administratifs dont certains sont soumis à droit d’auteur.

Pour plus d’informations sur leurs conditions d’accès et d’exploitation, lisez les fiches pratiques Consulter, Reproduire et (Ré)utiliser des archives.

 Signalement

Les notices descriptives seront ultérieurement moissonnées et figureront dans le portail national FranceArchives.