Données tableur et base de données

Cette fiche pratique a été conçue pour expliciter la gestion des données tabulées et des bases de données, de leur création à leur mise à disposition, ainsi que les modalités de leur archivage.
Pour les tableaux intégrés dans les documents texte, voir la fiche pratique Données textuelles.

1. Qu’entend-on par données textuelles ?

Les données textuelles rassemblent ici tout type de document sous forme numérique native, comportant un contenu rédigé, généralement structuré, accompagné ou non d’illustrations inclues dans le corps du texte (rapport, mémoire, note, article, communication, carnet, lettre, etc.). Elles sont créées, modifiées, enrichies à tous les stades d’un programme de recherche.

Pour les tableurs ou les bases de données, voir la fiche Données tableur et base de données.

Vous souhaitez verser des documents texte sur support papier ? Contactez le service des archives : archives@efa.gr 

2. Formats des données

En vert, les formats recommandés ; en orange, les formats non recommandés mais acceptés.

La version originale sera conservée en l’état sans migration ultérieure. Les fichiers seront systématiquement convertis en pdf/A pour la visualisation.

3. Cycle de vie des données

De la planification au versement : côté producteur

Planification

 Avant le début de la mission, prenez connaissance des fiches pratiques :

 Le parcours de la donnée à l'EFA de la section Gestion des données à l'EFA, notamment Référentiels,  et de la section Bonnes pratiques.

Collecte / Traitement

Une fois en mission, créez et enrichissez vos tableurs ou bases de données. Portez une attention particulière aux différentes versions d'un même document (cf. Fiches Bien nommer ses fichiers et Abréviations recommandées). À chaque étape, veillez à conserver les informations minimales permettant d'identifier les documents : code mission, auteur(s), date de création, date de modification, intitulé.

Classement

Versez uniquement la dernière version validée de chaque document. Pour les documents dont l’alimentation s’étale sur plusieurs années, versez un état annuel intermédiaire qui pourra être supprimé à la fin du programme. Sur votre carnet numérique, regroupez de manière structurée dans un repértoire unique Code mission_Archives toutes les données produites à verser (textes, images, 3D, etc.).

Versement

Transmettez le répertoire au service des archives via un lien de partage public à partir de votre carnet numérique (cf. fiche pratique Partage carnet numérique) ou, à défaut, via autre ftp ou encore disque dur sur place.

Du versement au signalement : que deviennent mes données ?

Gestion

À partir des informations transmises, chaque dossier ou document donnera lieu à la création d’une notice Tableur dans la base de gestion des archives Archimage.  Chaque notice sera accompagnée du visuel du document.
Le dossier ou fichier au format original sera stocké sur serveur et lié à la notice.

Mise à disposition

Toutes les notices descriptives sont affichées en mode public.

Les documents sont affichés ou non en version tabulée en fonction de la législation en vigueur.

Les documents aux formats originaux ne sont pas disponibles en ligne.

Les états annuels intermédiaires de la base pourront être éliminés lors du versement de la dernière version à la fin du programme et sur demande du chercheur.

Les données tableur et bases de données versées entrent dans le cadre des archives publiques ; ces fichiers constituent des documents administratifs dont certains sont soumis à droit d’auteur.

Pour plus d’informations sur leurs conditions d’accès et d’exploitation, lisez les fiches pratiques Consulter, Reproduire et (Ré)utiliser des archives.

 Signalement

Les notices descriptives seront ultérieurement moissonnées et figureront dans le portail national FranceArchives.