Cas particuliers d'une mission
Certains cas particuliers méritent d’être soulignés :
1) Cas des réservations groupées : réservation par UN SEUL missionnaire
Une personne réserve un logement pour X missionnaires et en demande le remboursement pour l'ensemble :
- Bien préciser : le nombre de personnes
- Le nombre de nuitées
- Les dates début et fin
2) Cas des interventions de personnels de l’EFA sur site
Les indemnités journalières sont à prévoir dans le budget (onglet Demande).
Exemple :
Intervention de 3 jours sur une mission d’un personnel de l’EFA (topographe, restaurateur ) :
Des indemnités journalières sont dues /repas et /nuitées
Simulation du coût budgétaire possible en amont par Nolwenn LESPAGNOL (agence comptable)
3) Cas des PER DIEM étudiants
Il convient de prévenir ici l'agence comptable (Mme Nolwenn LESPAGNOL) par un mail de confirmation avec les date arrivée - date départ du site.
Le formulaire per diemPER_DIEM_-ETAT.xlsx rempli et signé par le responsable de mission est à envoyer à cette même adresse.
4) Cas des avances sur hébergement
Lors de la réservation d’un hébergement (hôtel..) par l’EFA et pour un missionnaire ou un groupe, il est généralement demandé de payer une avance.
Si cette demande est légitime, elle doit pour autant être plafonnée.
Un versement d’avance compris entre 50 % (de préférence) et 75 % du prix de la réservation est à préconiser et à négocier directement avec l’établissement hôte.
Le versement d’une avance de 100 % n’est pas justifiée, au double motif :
- × Risque de non remboursement du trop payé en cas de désistement d’un ou plusieurs missionnaires.
- × L’EFA est une Institution publique et solvable.
La procédure à suivre est donc la suivante :
- × Réservation de l’hébergement par la DDE ou par la responsable dédíée (Madame Evi PLATANITOU),
- × Et négociation du montant de l’avance directement avec l’hébergeur (50 % par défaut),
- × Bon de commande : émission, en mentionnant bien le TAUX de l’avance retenue.
- × Prise en charge du bon de commande,
- × Paiement de l’avance.