Cas particuliers d'une mission
Certains cas particuliers méritent d’être soulignés :
1) Cas des réservations groupées : réservation par UN SEUL missionnaire
Une personne réserve un logement pour X missionnaires et en demande le remboursement pour l'ensemble :
- Bien préciser : le nombre de personnes
- Le nombre de nuitées
- Les dates début et fin
2) Cas des interventions de personnels de l’EFA sur site
Les indemnités journalières sont à prévoir dans le budget (onglet Demande).
Exemple :
Intervention de 3 jours sur une mission d’un personnel de l’EFA (topographe, restaurateur ) :
Des indemnités journalières sont dues /repas et /nuitées
Simulation du coût budgétaire possible en amont par Nolwenn LESPAGNOL (agence comptable)
3) Cas des PER DIEM étudiants
Il convient de prévenir ici l'agence comptable (Mme Nolwenn LESPAGNOL) par un mail de confirmation avec les date arrivée - date départ du site.
Le formulaire per diem PER_DIEM_-ETAT.xlsx rempli et signé par le responsable de mission est à envoyer à cette même adresse.
4) Cas des missions, formations, manifestations couplées à une période de CONGÉS
Il est envisageable qu’un missionnaire souhaite poser des congés consécutivement à une mission. Cette décision pour convenance personnelle peut avoir une incidence financière modifiant le coût de la mission initiale, en raison de :
- Dates de voyage modifiées
- Modes de transport modifié
- Lieu de départ –Lieu d’arrivée modifiés
- Nombre de nuitées modifié
L’impact financier sur un billet d’avion ou hébergement par exemple, peut être marginal ou substantiel, notamment dans un contexte de forte volatilité des prix.
L’EFA n’a pas à supporter un surcoût financier éventuel lié à des dispositions d’ordre personnel.
La marche à suivre est la suivante :
-Dès qu’il a eu connaissance d’une mission le concernant, le missionnaire effectue au moins deux SIMULATIONS de billets de transport sur la base du tarif en classe économique ou en fait la demande à la gestionnaire dédiée (Madame Evi PLATANITOU).
-Ces simulations sont à transmettre à la Direction (Direction des études ou Direction de l’EFA selon catégories de missionnaires) pour accord préalable à la mission, formation, manifestation.
-L’ordre de mission mentionnera ces caractéristiques (période de congés…).
-Puis, la procédure classique de remboursement des frais de mission suivra son cours.
5) Cas des missions LONGUE DISTANCE et missions PARTICULIÈRES (missions contiguës -pays à risques…)
Il est rappelé qu’un vol long courrier (cas des missions longue distance) porte sur une durée de vol supérieure à 6 heures.
Se référer ici au cas particulier précédent (numéro 4), à savoir, dès connaissance de la mission, formation ou manifestation :
-Au moins deux SIMULATIONS de billets de transport à effectuer,
-Accord préalable de la Direction, pour émission de l’OM.
6) Cas des congés administratifs
Se référer ici au cas particulier (numéro 4), soit le plus en amont possible de la demande de congé administratif :
-Au moins deux SIMULATIONS de billets de transport à effectuer
-Accord préalable de la Direction, pour émission de la décision de la Direction.
7) Cas des avances sur hébergement
Lors de la réservation d’un hébergement (hôtel..) par l’EFA et pour un missionnaire ou un groupe, il est généralement demandé de payer une avance.
Si cette demande est légitime, elle doit pour autant être plafonnée.
Un versement d’avance compris entre 50 % (de préférence) et 75 % du prix de la réservation est à préconiser et à négocier directement avec l’établissement hôte.
Le versement d’une avance de 100 % n’est pas justifiée, au double motif :
- × Risque de non remboursement du trop payé en cas de désistement d’un ou plusieurs missionnaires.
- × L’EFA est une Institution publique et solvable.
La procédure à suivre est donc la suivante :
- × Réservation de l’hébergement par la DDE ou par la responsable dédíée (Madame Evi PLATANITOU),
- × Et négociation du montant de l’avance directement avec l’hébergeur (50 % par défaut),
- × Bon de commande : émission, en mentionnant bien le TAUX de l’avance retenue.
- × Prise en charge du bon de commande,
- × Paiement de l’avance.