Cas particuliers d'une mission
Certains cas particuliers méritent d’être soulignés :
1) Cas des réservations groupées : réservation par UN SEUL missionnaire
Une personne réserve un logement pour X missionnaires et en demande le remboursement pour l'ensemble :
- Bien préciser : le nombre de personnes
- Le nombre de nuitées
- Les dates début et fin
2) Cas des interventions de personnels de l’EFA sur site :
Les indemnités journalières sont à prévoir dans le budget (onglet Demande).
Exemple :
Intervention de 3 jours sur une mission d’un personnel de l’EFA (topographe, restaurateur ) :
Des indemnités journalières sont dues /repas et /nuitées
Simulation du coût budgétaire possible en amont par Nolwenn LESPAGNOL (agence comptable)
3) Cas des PER DIEM étudiants :
Il convient de prévenir ici l'agence comptable (Mme Nolwenn LESPAGNOL) par un mail de confirmation avec les date arrivée - date départ du site.
Le formulaire per diem PER_DIEM_-ETAT.xlsx rempli et signé par le responsable de mission est à envoyer à cette même adresse.
4) Cas des missions, formations, manifestations couplées à une période de CONGÉS :
Il est envisageable qu’un missionnaire souhaite poser des congés consécutivement à une mission. Cette décision pour convenance personnelle peut avoir une incidence financière modifiant le coût de la mission initiale, en raison de :
- Dates de voyage modifiées
- Modes de transport modifié
- Lieu de départ –Lieu d’arrivée modifiés
- Nombre de nuitées modifié
L’impact financier sur un billet d’avion ou hébergement par exemple, peut être marginal ou substantiel, notamment dans un contexte de forte volatilité des prix.
L’EFA n’a pas à supporter un surcoût financier éventuel lié à des dispositions d’ordre personnel.
La marche à suivre est la suivante :
-Dès qu’il a eu connaissance d’une mission le concernant, le missionnaire effectue uneau oumoins plusieursdeux SIMULATION(s) de billets de transport sur la base du tarif en classe économique et de billets d’hébergement ou en fait la demande à la gestionnaire dédiée (Madame Evi PLATANITOU).
-Ces simulations sont à transmettre à la Direction (Direction des études ou Direction de l’EFA selon catégories de missionnaires) pour accord préalable à la mission, formation, manifestation.
-L’ordre de mission mentionnera ces caractéristiques (période de congés…).
-Puis, la procédure classique de remboursement des frais de mission suit son cours.