Que puis-je reproduire sous conditions ?

Certains documents, de par la nature sensible des informations qu’ils contiennent, ne sont communicables, donc reproductibles, qu’après un certain délai à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier :

• 25 ans pour les dossiers liés au secret en matière commerciale et industrielle (ex : certaines pièces des dossiers de marchés publics) ;
• 50 ans dans le cas d’une atteinte à la vie privée ou d’une appréciation ou jugement de valeur sur une personne physique, ou encore de mention d’un comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice ;
• 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé lorsqu’il y a atteinte au secret médical.

Passé ce délai, ils deviennent reproductibles, sous réserve de ne pas être soumis à d’autres restrictions, comme par exemple le fait de contenir des données à caractère personnel ou d’être soumis à droits d’auteur.

Les archives contenant des données à caractère personnel ne sont ni communicables, ni reproductibles. Si les passages non communicables peuvent être occultés sans dénaturer le contenu des informations, une reproduction pourra être proposée. Cette protection tombe au décès de la personne concernée.

La reproduction des archives sous droit d’auteur qui n’ont pas été diffusées publiquement (exposées, publiées, etc.) n’est possible que sur autorisation préalable de l’auteur. Le demandeur doit donc fournir une autorisation de reproduction au service des archives.

Enfin, les archives privées sont reproductibles selon les règles fixées par le donateur.