1) Estimer le coût d'une mission
La fiche de Demande de moyens permet de calculer le coût prévisionnel de la mission et de demander le soutien financier de l'EFA. Elle permet aussi d'indiquer le montant des co-financements et d'évaluer ainsi l'apport des autres institutions partenaires.
1) Le coût de l'hébergement
L'EFA possède des maisons de fouille sur les sites de Délos, Delphes, Thasos, Argos, Krinidès (Philippes), Malia et Amathonte et peut y héberger les membres des équipes en fonction des places disponibles. Il n'est en revanche pas possible d'y loger des membres de leur famille. Le formulaire de Demande permet d'avoir une
Le logement à la maison des hôtes d'Athènes est aussi possible pour les membres de l'équipe qui passent par Athènes, mais il n'est pas gratuit. Le tarif qui s'applique est celui qui est habituellement pratiqué (21 euros par nuit pour les chercheurs, 15 euros pour les étudiants). Ce coût ne peut pas être pris en charge par l'EFA, sur les crédits de la mission.
Lorsque les membres de la mission
Lorsque le calendrier d’occupation prévisionnel des maisons de fouilles ne le permet pas, ou en l’absence de maison de fouilles, il faut prévoir dans le budget global de la mission les hébergements extérieurs (location de chambre, location d’appartement) qui permettront de loger l’équipe. Pour estimer le coût du séjour, il faut indiquer le coût et le nombre des nuit d'hôtel ou indiquer le montant total de la location d'un appartement.
Le logement à la maison des hôtes d'Athènes est possible pour les membres de l'équipe qui passent par Athènes, mais il n'est pas gratuit. Le tarif qui s'applique est celui qui est habituellement pratiqué (21 euros par nuit pour les chercheurs, 15 euros pour les étudiants). Ce coût ne peut pas être pris en charge par l'EFA, sur les crédits de la mission.
2) Le coût des collaborateurs
La fiche de demande permet ensuite de calculer le montant des dépenses à prévoir pour la participation de différentes catégories de collaborateurs. La sélection de ces catégories dans le menu fait apparaître des tableaux de calcul.
- Les collaborateurs de l'EFA: La rubrique permet de solliciter les services d’un des techniciens de l’EFA : topographe, restaurateur, architecte, photographe. Le séjour de ces collaborateurs dans le cadre des missions implique le versement d'indemnités qu'il faut prendre en compte dans le coût total de la mission. Le calcul de ces indemnités se fait automatiquement en fonction du nombre de jours demandés (inclure les week-ends dans le nombre des jours), du site et de la solution d’hébergement. Il faut aussi penser à inclure les collaborateurs dans le calcul des coûts de transport (rubrique « voyages »).
- Les collaborateurs sur honoraire: Le responsable de la mission peut faire appel à des prestataires rémunérés et inclure le montant de leurs honoraires dans la demande de moyens. Ces prestataires doivent obligatoirement avoir le statut de travailleurs indépendants et être déclarés comme tels auprès d’une administration fiscale et des organismes d’assurances sociales. Ils doivent présenter un numéro officiel d’identification professionnelle (n° de SIRET en France). Les honoraires versés couvrent tous les frais occasionnés par la prestation, y compris les frais de voyage et de fournitures. Les devis émis par des personnes non déclarées et non habilitées à facturer des prestations ne pourront en aucun cas être acceptés.
Mise en concurrence obligatoire : le responsable du programme doit présenter plusieurs devis pour une seule prestation.
- Le devis doit être établi au nom de l’EFA (sans qu’apparaisse le nom du chef de mission).
- Le devis doit faire apparaître tous les renseignements utiles : coordonnées, n° d’enregistrement professionnel, descriptif détaillé du travail à accomplir, temps estimé nécessaire pour sa réalisation et nombre de jours travaillés, moyens mis en œuvre, échéancier pour la remise des travaux (toujours dans le cadre d’une année civile), montant TTC.
-Le devis daté et signé doit être chargé sur la plateforme missions.efa.gr (rubrique "Fichiers divers" du formulaire de Demande) ou envoyé à la Direction des études (à l’adresse secretariat.dir_etudes@efa.gr ou par la poste à l’attention de la Direction des études) 1 à 3 mois avant la mission, en fonction de sa durée de validité.
L’EFA se réserve le droit de refuser un devis.
Après acceptation du devis, un contrat est préparé par la Direction des études et signé par la Direction et par le prestataire. Le paiement est effectué après constatation du service fait. La facture et les références bancaires du prestataire doivent être transmises au Service facturier de l’Ecole à l’adresse sfact@efa.gr ou par courrier à l’attention du « Service facturier ».
- Les stagiaires professionnels:
