Identification de la mission
La première partie du formulaire de demande de moyens concerne l'identification de la mission et de l'équipe.
C’est à partir des demandes de moyens que se construit le budget scientifique annuel. Ces documents permettent également d’organiser le prêt des divers appareils et véhicules.
Les crédits sont attribués dans le cadre d’une année budgétaire correspondant à l’année civile. Aucun report de crédit d’une année sur l’autre n'est possible, qu’il s’agisse d’un « reliquat » plus ou moins important, ou de la totalité d’un crédit non dépensé lorsqu’une mission n’a pu être effectuée. Tout bénéficiaire d’un crédit non utilisé est donc invité à faire une nouvelle demande de moyens pour l’année suivante.
Certaines rubriques sont automatiquement remplies en fonction des données du compte et des champs saisis lors de la création de la demande.
Le formulaire de saisie en ligne comporte un certain nombre de champs libres intitulés « remarques » : ils sont destinés aux explications et justifications de la demande financière.
On veillera à conserver une copie de la demande de moyens saisie en ligne.
Détail des champs du formulaire
- Identifiant de l’opération
Si la mission constitue le prolongement d’une mission précédente, l’identifiant en est automatiquement conservé, sinon il sera attribué par l’EFA.
- Nature de l’opération
Vous ne pouvez pas modifier ce champ que vous avez choisi à l’étape précédente lors de la création du formulaire. En cas de changement, veuillez-vous adresser à la Direction des études et au service informatique.
- Description de
l’l'opération-Argumentaire
Permet de décrire en quelques lignes le but de la mission si l’intitulé n’est pas assez précis. Le dépôt d'un fichier de description (ci-dessous) ne dispense pas de remplir ce champ. Éviter la formule "voir fichier ci-joint".
- Fichiers de description
Permet de télécharger des documents de présentation plus complets que ceux transmis pour la demande d’autorisation.
- Dates des séjours
Ce sont les dates de la mission ou des missions projetées. Au stade de la demande de moyens, les dates ne peuvent pas toujours être précisément connues. Elles doivent être indiquées de manière aussi précise que possible. Dans l’incertitude, on évitera d’indiquer des plages trop larges, de plusieurs mois (juin à octobre, etc.), ce qui brouille la programmation des missions.
Les rubriques « séjour 1 » ou « séjour 2 » ne constituent pas deux options pour un séjour unique, par ordre de préférence, mais servent à indiquer, le cas échéant, la nécessité de deux séjours distincts au cours de la même année.
À ce stade préliminaire, l’indication des dates est indispensable pour ébaucher le planning des missions de l’année à venir.
Description de l'équipe
Au stade de la demande de moyens, la description de l’équipe est une évaluation du nombre et du type de personnes participant à l’opération. Bien qu’incertaine, elle doit être remplie de manière aussi précise que possible.
Une fiche devra être remplie plus tard (au moment de la formation des équipes) pour chacun des collaborateurs. Si la personne fait plusieurs séjours distincts, il faut renseigner autant de fiches correspondantes, car chaque séjour implique d’émettre un ordre de mission (OM) spécifique.
Toute personne participant à la mission doit avoir un ordre de mission. Seuls les OM avec frais sont automatiquement envoyés. Les OM sans frais peuvent être envoyés sur demande.
Le formulaire permet de solliciter les services d’un des techniciens de l’EFA : topographe, restaurateur, architecte, photographe. Ces services sont rarement sollicités dans le cadre des missions de la section moderne et contemporaine. Le cas échéant, voir la procédure décrite ici.
Le responsable de la mission peut faire appel à des prestataires rémunérés et inclure le montant de leurs honoraires dans la demande de moyens. Ces prestataires doivent obligatoirement avoir le statut de travailleurs indépendants et être déclarés comme tels auprès d’une administration fiscale et des organismes d’assurances sociales. Ils doivent présenter un numéro officiel d’identification professionnelle (n° de SIRET en France).
Dans le cadre de son dispositif de formation, l’EFA peut accueillir des étudiants inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur (à partir du niveau L3) pour des stages d'une durée d'un mois au minimum. Tous les stages doivent faire l’objet d’une convention entre l’institution d’origine et l’EFA. La convention détaille les diverses modalités du stage et mentionne le cas échéant le montant de la gratification versée au stagiaire. Le lieu de la mission, ainsi que les dates exactes d'arrivée et de départ du stagiaire doivent également être indiquées.