Dépenses directes réalisées par le service comptable de l'EFA

Cette partie du formulaire permet d'identifier les dépenses à engager pour la réalisation de la mission (frais de personnel, prestations, voyages, hébergement) et de calculer le coût total de celle-ci. Chaque rubrique doit être précisément renseignée pour que le montant de l'aide demandée (qui s'affiche en haut à gauche de la page) corresponde bien aux besoins de la mission.

Certaines rubriques sont plus particulièrement dédiées aux missions archéologiques et ne concernent pas les missions de la section moderne et contemporaine : "Collaborateurs EFA", "Autres salaires Contremaître CDD EFA", "Frais analyses et prestations". Le cas échéant, se reporter au guide des missions de la section Antiquité-Byzance.

Collaborateurs sur honoraires 

La rémunération sur honoraires de collaborateurs ne peut concerner que des travailleurs indépendants, déclarés comme tels auprès d’une administration fiscale et des organismes d’assurances sociales, et possédant de ce fait un numéro officiel d’identification professionnelle (n° de Siret en France). Les honoraires versés couvrent tous les frais occasionnés par la prestation, y compris les frais de voyage et de fournitures. Les devis émis par des personnes non déclarées et non habilitées à facturer des prestations ne pourront en aucun cas être acceptés.

Mise en concurrence obligatoire : le responsable du programme doit présenter plusieurs devis pour une seule prestation.

Le responsable de la mission doit donc consulter tout collaborateur rémunéré selon cette modalité afin d’inclure dans sa demande de moyens un montant d’honoraires qui sera accompagné et justifié par une proposition d’honoraires émanant de son collaborateur.

Le devis doit être exclusivement établi au nom de l’EFA (sans qu’apparaisse le nom du chef de mission).

Sur ce devis figureront tous les renseignements utiles : coordonnées, numéro d’enregistrement professionnel, descriptif détaillé du travail à accomplir, temps estimé nécessaire pour sa réalisation et nombre de jours travaillés, moyens mis en œuvre, échéancier pour la remise des travaux (toujours dans le cadre d’une année civile), montant TTC.

Le devis daté et signé doit être chargé sur la plateforme missions.efa.gr (onglet « La Ventilation ») ou envoyé à la Direction des études (à l’adresse secretariat.dir_etudes@efa.gr ou par la poste à l’attention de la Direction des études) 1 à 3 mois avant la mission en fonction de sa durée de validité.

L’EFA, avec laquelle est passé le contrat, se réserve le droit de refuser un devis.

Après acceptation du devis, un contrat est préparé par la Direction des études et signé par la Direction et par le prestataire. Le paiement est effectué après constatation du service fait. La facture et les références bancaires du prestataire doivent être transmises au Service facturier de l’École à l’adresse sfact@efa.gr ou par courrier à l’attention du « Service facturier ».  

Stages professionnels

Voyages

Il va de soi que les enseignants-chercheurs et les chercheurs essaieront autant que possible d’obtenir la prise en charge de leur propre voyage et, en tout cas, celle de leurs étudiants stagiaires, par leur centre de recherche ou université d’appartenance. Le recours aux financements de l’EFA ne doit pas être la règle. Quoi qu’il en soit, l’EFA ne prendra jamais en charge plus d’un voyage par chercheur et par opération scientifique. 

Le voyage d’un collaborateur sur honoraires doit être inclus dans le devis global du prestataire, avant rédaction du contrat. Il ne sera pas procédé au remboursement séparé des frais de voyages. 

Lorsqu’il y a prise en charge par l’EFA, la règle est celle de l’achat du billet par le missionnaire, avec remboursement après la mission, sur présentation de l’état de frais et des pièces justificatives. (Demande de remboursement frais de déplacement)

Estimer le coût global des voyages selon les principes et indications de tarifs ci-dessous. Il est indispensable de réserver les billets d'avion pour l'ensemble de l'équipe dès que les dates de mission sont fixées définitivement de façon à bénéficier des meilleurs prix. 

Le formulaire distingue les voyages depuis ou vers l'étranger des voyages intérieurs. Pour chaque voyage, indiquer le montant le plus précisément possible, en incluant éventuellement les trajets vers et depuis les aéroports, et préciser dans le champ "Remarques" l'origine et la destination des vols ainsi que le nom des membres de l'équipe concernés par ces voyages.

Étudiants avec perdiem

Prestations de services

Hébergement

Remplir les champs "Coût de la nuitée" et "Nombre de nuitées". Le montant total est calculé automatiquement.

Le champ "Remarques" permet de préciser le calcul des frais d'hébergement en cas de mission complexe (par exemple avec des hébergements dans plusieurs villes à des tarifs différents).

L’EFA ne participe en rien aux locations des missionnaires venant accompagnés de leur famille.

Location de voiture

La location de voiture est à envisager seulement si aucun des véhicules de l’EFA n’est disponible aux dates indiquées.