Le formulaire (2) : dépenses directes réalisées par le service comptable de l'EFA
Cette partie du formulaire permet d'identifier les dépenses à engager pour la réalisation de la mission (frais de personnel, prestations, voyages, hébergement) et de calculer le coût total de celle-ci.
Collaborateurs sur honoraires
La rémunération sur honoraires de collaborateurs ne peut concerner que des travailleurs indépendants, déclarés comme tels auprès d’une administration fiscale et des organismes d’assurances sociales, et possédant de ce fait un numéro officiel d’identification professionnelle (n° de Siret en France). Les honoraires versés couvrent tous les frais occasionnés par la prestation, y compris les frais de voyage et de fournitures. Les devis émis par des personnes non déclarées et non habilitées à facturer des prestations ne pourront en aucun cas être acceptés.
Mise en concurrence obligatoire : le responsable du programme doit présenter plusieurs devis pour une seule prestation.
Le responsable de la mission doit donc consulter tout collaborateur rémunéré selon cette modalité afin d’inclure dans sa demande de moyens un montant d’honoraires qui sera accompagné et justifié par une proposition d’honoraires émanant de son collaborateur.
-Le devis doit être exclusivement établi au nom de l’EFA (sans qu’apparaisse le nom du chef de mission).
-Sur ce devis figureront tous les renseignements utiles : coordonnées, n° d’enregistrement professionnel, descriptif détaillé du travail à accomplir, temps estimé nécessaire pour sa réalisation et nombre de jours travaillés, moyens mis en œuvre, échéancier pour la remise des travaux (toujours dans le cadre d’une année civile), montant TTC.
-Le devis daté et signé doit être chargé sur la plateforme missions.efa.gr (onglet « La Ventilation ») ou envoyé à la Direction des études (à l’adresse secretariat.dir_etudes@efa.gr ou par la poste à l’attention de la Direction des études) 1 à 3 mois avant la mission en fonction de sa durée de validité.
L’EFA, avec laquelle est passé le contrat, se réserve le droit de refuser un devis.
Après acceptation du devis, un contrat est préparé par la Direction des études et signé par la Direction et par le prestataire. Le paiement est effectué après constatation du service fait. La facture et les références bancaires du prestataire doivent être transmises au Service facturier de l’École à l’adresse sfact@efa.gr ou par courrier à l’attention du « Service facturier ».
Stages professionnels
Voyages
Étudiants avec perdiem
Ouvriers
Prestations de services
Hébergement
L’EFA ne participe en rien aux locations des missionnaires venant accompagnés de leur famille.
Location de voiture
La location de voiture est à envisager seulement si aucun des véhicules de l’EFA n’est disponible aux dates indiquées.