4) Le formulaire de "Demande"
C’est à partir des demandes de moyens que se construit le budget scientifique annuel et que s’organise le travail, sur les sites comme en bureau, de tous les collaborateurs scientifiques, architectes, dessinateurs, photographes, restaurateurs et topographes. Ces documents permettent également de planifier l’occupation des maisons de fouille et d’organiser le prêt des divers appareils et véhicules.
Les crédits sont attribués dans le cadre d’une année budgétaire correspondant à l’année civile. Aucun report de crédit d’une année sur l’autre n'est possible, qu’il s’agisse d’un « reliquat » plus ou moins important, ou de la totalité d’un crédit non dépensé lorsqu’une mission n’a pu être effectuée. Tout bénéficiaire d’un crédit non utilisé est donc invité à faire une nouvelle demande de moyens pour l’année suivante. Certaines rubriques sont automatiquement remplies en fonction des données du compte et des champs saisis lors de la création de la demande.
Le formulaire de saisie en ligne comporte un certain nombre de champs libres intitulés « remarques » : ils sont destinés aux explications et justifications de la demande financière. Ces explications ne dispensent pas de déposer une demande d'autorisation en bonne et due forme pour les travaux prévus, avec le descriptif des opérations et l’argumentaire nécessaire à la demande qui sera ensuite formulée auprès du ministère grec et des éphories (voir ci-dessus).
On veillera à conserver une copie de la demande de moyens saisie en ligne.
1) Détail des champs du formulaire
• Identifiant de l’opération
Si la mission constitue le prolongement d’une mission précédente, l’identifiant en est automatiquement conservé, sinon il vous sera attribué par l’EFA.
• Nature de l’opération
Vous ne pouvez pas modifier ce champ que vous avez choisi à l’étape précédente lors de la création du formulaire. En cas de changement, veuillez-vous adresser à la Direction des études et au service informatique.
• Description de l’opération-Argumentaire
Permet de décrire en quelques lignes le but de la mission si l’intitulé n’est pas assez précis.
• Fichiers de description
Permet de télécharger des documents de présentation plus complets que ceux transmis pour la demande d’autorisation. Le système de chargement de fichiers fonctionne de la même manière que le fichier d’autorisation.
• Dates des séjours
Au stade de la demande de moyens, les dates ne peuvent pas toujours être précisément connues. Elles doivent être indiquées de manière aussi précise que possible. Dans l’incertitude, on évitera d’indiquer des plages trop larges, de plusieurs mois (juin à octobre, etc.), ce qui brouille la programmation des missions.
Attention : l’EFA ne prend pas en charge plus d’un voyage par chercheur et par opération scientifique.
Les rubriques « séjour 1 » ou « séjour 2 » ne constituent pas deux options pour un séjour unique, par ordre de préférence, mais servent à indiquer, le cas échéant, la nécessité de deux séjours distincts au cours de la même année.
À ce stade préliminaire, l’indication des dates est indispensable pour ébaucher le planning des missions de l’année à venir. Elle permet à la Direction des études d’avoir un aperçu des missions programmées sur chaque site et, le cas échéant, de prendre contact avec le chef de mission pour éviter des chevauchements ou des engorgements dans les maisons de fouille.
Les séjours ne peuvent excéder 60 jours.
2) Description de l'équipe
Au stade de la demande de moyens, la description de l’équipe est une évaluation du nombre et du type de personnes participant à l’opération. Bien qu’incertaine elle doit être remplie de manière aussi précise que possible.
Les collaborateurs de l'EFA: La rubrique permet de solliciter les services d’un des techniciens de l’EFA : topographe, restaurateur, architecte, photographe.
Le calcul des indemnités se fait automatiquement en fonction du nombre des jours demandés (inclure les weekends dans le nombre des jours), du site et de la solution d’hébergement.
Dans la rubrique « voyages », pensez à inclure le coût des voyages des collaborateurs EFA.
Il est conseillé de prendre contact directement avec le collaborateur EFA concerné dès l’automne qui précède l’année de la mission, au moment de la demande, afin de faciliter l’établissement du calendrier des missions.
Les collaborateurs sur honoraires: Le responsable de la mission peut également inclure dans sa demande de moyens les honoraires de collaborateurs rémunérés. Ces collaborateurs sont obligatoirement des travailleurs indépendants, déclarés comme tels auprès d'une administration fiscale et des organismes d'assurances sociales. Ils doivent produire un numéro d'identification professionnelle (n° de Siret en France). Le responsable de la mission doit présenter plusieurs devis pour une seule prestation.
