3) La régie

Chaque année l’EFA met à disposition des chercheurs un budget destiné à la conduite d’opérations scientifiques. Ce budget constitue une enveloppe globale d’intervention, mais ne déroge pas pour autant aux règles d’exécution de la dépense publique. Ainsi toute dépense doit être payée directement aux créanciers par le comptable public de l’établissement.
Toutefois et afin de faciliter le paiement sur place des dépenses courantes de fonctionnement, une régie temporaire d’avance sera mise en place dès que celles-ci dépasseront 800 euros. 
La régie est ouverte par l’agence comptable qui accompagne le chef de mission dans la gestion de cette opération et lui évite d’avancer sur ses propres fonds.
Pour plus de sécurité, une régie peut également être demandée quand le seuil des 800 euros n’est pas atteint.
Pour plus de renseignement, prendre contact avec l’agence comptable :
etienne.lemarignier@efa.gr – agent comptable / nolwenn.lespagnol@efa.gr / Catherine.pantazis@efa.gr

1) Création de la régie

La création de la régie est demandée au service comptable et financier par le responsable de la mission au moins un mois avant le début de celle-ci. Un formulaire de demande d’ouverture de régie est disponible sur la plateforme de service de l’EFA (EFA_formulaire_demande_regie.doc)

2) Les dépenses entrant dans le cadre de la régie

Sauf indication contraire, les dépenses autorisées sont celles qui ont été indiquées dans le formulaire de demande et sont prévues dans le formulaire de ventilation (essence, matériels, autres frais et éventuellement les locations de voiture ou d’hébergement si la dépense ne peut être directement prise en charge par l’EFA). Dépenses unitaires d’un maximum de 750 €.
Le paiement des salaires (ouvriers de fouille) se fait en liaison avec et via le service financier et comptable.

Dépenses exclues de la régie : remboursement des frais de voyages des missionnaires, dépenses d’investissement (matériel de valeur unitaire supérieure à 500 €) et toute dépense engageant l’établissement avant et au-delà de la fin de la mission.

3) La mise à disposition des fonds

Le montant de l’avance est remis au régisseur dès la date d’ouverture de la régie, par virement sur son compte (joindre un RIB à la demande).

4) La reddition des comptes

Dans le mois qui suit la fin de sa régie, le régisseur doit rendre ses comptes au service financier et comptable et reverser les fonds qui ne seraient pas employés. Le compte rendu se compose de :
– l’état des dépenses* qui enregistre les dépenses imputées à la régie (REGIE-Recapitulatif2.xlsx) 
–  le cas échéant, l’état d’émargement des per diem(Regie-EtatPerDiem(1)2.xlsx)
– le cas échéant, l’état d’émargement des salaires 
– toutes les pièces justificatives (factures, tickets de caisse, reçus…).
Le respect du délai de reddition des comptes s’impose au régisseur comme à l’agent comptable. Dans le cas contraire, le dispositif de régie ne pourra pas être reconduit l'année suivante.