Organisation
Les organisateurs scientifiques se chargent de la rédaction de l’argumentaire scientifique, de la constitution du budget prévisionnel, de la constitution de la liste des participants et du programme ainsi que de la transmission des éléments destinés à réaliser les supports de communication.
De son côté, l’EFA assure la logistique de la manifestation : réservation de l’hôtellerie et des repas pris en charge sur le budget scientifique de la manifestation, réalisation et impression des programmes, le cas échéant. Elle prend également en charge une partie de la communication et de la diffusion auprès de la communauté scientifique, principalement en Grèce. Elle réceptionne et traite les dossiers de remboursement des frais des participants pris en charge sur son budget scientifique.
Pour cela, les éléments d'information à envoyer à la direction des études sont les suivants :
- La date de la manifestation et les besoins en hébergement
Le plus tôt possible et de préférence avant la demande de moyens de façon à détecter rapidement d'éventuels problèmes de calendrier.
Le nombre de chambres disponibles à la Maison des hôtes pour chaque manifestation est limité à six. En cas de besoin, des chambres supplémentaires peuvent être réservées à l'hôtel au tarif de 65 € par nuit et par personne, à prendre sur le budget de la manifestation. L'EFA offre l'hébergement à la Maison des hôtes depuis la veille jusqu'au lendemain de la manifestation. Les éventuelles nuits supplémentaires sont à la charge des participants (21 € par nuit pour une chambre avec douche).
- Le budget prévisionnel
Dès la réception de la notification des crédits. Le budget prévisionnel donne les besoins en transport, hébergement, restauration et autres frais éventuels de l'ensemble de la manifestation. On veillera en particulier à actualiser le coût réel des billets d'avion. Ce budget permet à la direction des études d'anticiper les demandes de devis et les demandes de remboursement. Il permet aussi de vérifier que les coûts de la manifestation ne dépassent pas les crédits alloués.
- Le programme
Deux mois avant la date de la manifestation. Pour la bonne organisation logistique, le programme indique les heures de début et de fin de chaque session, les heures des pauses café et des repas, ainsi que la liste des participants. Les organisateurs indiquent aussi s'ils souhaitent que la manifestation soit accessible en ligne (la direction des études se charge de la création du lien de visioconférence) ou enregistrée.
- Les éléments nécessaires à la communication
Deux mois avant la date de la manifestation.
Le programme : les organisateurs vérifient soigneusement les noms, affiliations et titres des communications des orateurs et éventuels présidents de séance. Ils s'assurent aussi de la cohérence des horaires.
Les logos : figurent sur le programme les logos des institutions apportant une contribution financière à la manifestation.
Image(s) d'illustration : libres de droits, de résolution suffisante pour l'impression et accompagnées d'une légende.
Les organisateurs indiquent s'ils souhaitent des exemplaires imprimés du programme et en quel nombre. Rappel : le service de communication de l'EFA ne produit plus d'affiche. La première page du programme tient lieu d'affiche. Note : compter environ 1 € par exemplaire imprimé (coût variable selon le nombre de plis de programme).
- La liste des participants
Un mois avant la date de la manifestation, les organisateurs envoient la liste complète et actualisée des participants, avec leur adresse électronique. Cette liste est utilisée par la direction des études pour contacter les participants dont le remboursement des frais est prévu dans le budget scientifique et pour envoyer aux orateurs le formulaire d'autorisation d'enregistrement.
Pour les colloques, l’EFA demande de prévoir, sur le budget de la manifestation, la présence d’une ou deux personnes (par exemple des étudiants avancés) qui assureront l’intendance quotidienne de la manifestation (accueil, projections, distributions et informations diverses), en particulier pour les sessions qui se tiennent un samedi, en l’absence du personnel ordinaire de l’EFA.