Organisation

Les organisateurs scientifiques se chargent de la rédaction de l’argumentaire scientifique, de la constitution du budget prévisionnel (au moins un an avant la date prévue pour la tenue de la manifestation), de la constitution de la liste des participants et du programme (au moins trois mois avant la date prévue pour la tenue de la manifestation), de la transmission des éléments destinés à réaliser les supports de communication (textes, images, logos ; au moins deux mois avant la date prévue pour la tenue de la manifestation).

De son côté, l’EFA assure la logistique de la manifestation : réservation de l’hôtellerie et des repas pris en charge sur le budget scientifique de la manifestation, réalisation et impression des affiches et des programmes, le cas échéant. Elle prend également en charge une partie de la communication et de la diffusion auprès de la communauté scientifique, principalement en Grèce. Elle réceptionne et traite les dossiers de remboursement des frais des participants pris en charge sur son budget scientifique.

L’EFA demande de prévoir, sur le budget du colloque, la présence d’une ou deux personnes (par exemple des étudiants avancés) qui assureront l’intendance quotidienne de la manifestation (accueil, projections, distributions et informations diverses), en particulier pour les sessions qui se tiennent un samedi, en l’absence du personnel ordinaire de l’EFA.