Financement

Pour chaque colloque qu’elle contribue à organiser, financer et/ou héberger, l’EFA recommande vivement la participation financière d’un ou plusieurs partenaires extérieurs, qu’il s’agisse des institutions de rattachement des organisateurs scientifiques (Université, CNRS, IUF, etc.), de programmes de recherches auxquels ceux-ci émargent (ANR, programmes européens) ou d’autres institutions.
Outre la pertinence scientifique du projet, l’association de partenaires extérieurs constitue un critère important dans le choix des manifestations scientifiques soutenues par l’EFA. Dans tous les cas, l’EFA est libre d’adapter sa contribution financière en proportion de l’engagement des partenaires extérieurs.

Tout montage financier associant plusieurs partenaires donne lieu à la rédaction d’une convention signée par les responsables des différentes institutions engageant des fonds dans l’organisation du colloque. La convention fait explicitement figurer les montants engagés par les différents partenaires et leur répartition entre les principaux postes budgétaires.
Dans tous les cas, la demande des moyens à imputer au budget scientifique de l’EFA s’effectue avant le 1er novembre de l’année précédant celle de la tenue du colloque.

3. Organisation

Les organisateurs scientifiques se chargent de la rédaction de l’argumentaire scientifique, de la constitution du budget prévisionnel (au moins un an avant la date prévue pour la tenue du colloque), de la constitution de la liste des participants et du programme (au moins trois mois avant la date prévue pour la tenue du colloque), de la transmission des éléments destinés à réaliser les supports de communication (textes, images, logos ; au moins deux mois avant la date prévue pour la tenue du colloque).
De son côté, l’EFA assure la logistique de la manifestation : réservation de l’hôtellerie et des repas pris en charge sur le budget scientifique du colloque, réalisation et impression des affiches et des programmes, le cas échéant. Elle prend également en charge une partie de la communication et de la diffusion auprès de la communauté scientifique, principalement en Grèce. Elle réceptionne et traite les dossiers de remboursement des frais des participants pris en charge sur son budget scientifique.
L’EFA demande de prévoir, sur le budget du colloque, la présence d’une ou deux personnes (par exemple des étudiants avancés) qui assureront l’intendance quotidienne de la manifestation (accueil, projections, distributions et informations diverses), en particulier pour les sessions qui se tiennent un samedi, en l’absence du personnel ordinaire de l’EFA.