Ouverture de la part de l'EFA

Seconde possibilité, l'EFA peut vouloir procéder à une ouverture des données conservées au service des archives pour répondre à une demande ou pour aller de pair avec une manifestation en cours. Deux cas de figure sont envisageables :

L'ouverture peut être effectuée par lots pour un site de fouilles en particulier. Des lots cohérents sont alors déterminés en concertation avec la direction et les responsables des programmes de recherche, par secteur ou par type de données par exemple, en fonction de l'état des publications relatives au site. L'ouverture peut être complète, soit concerner l'ensemble des données d'un producteur. Cela se fait lorsque l'ensemble des données d'un producteur est jugé cohérent et pertinent pour l'ouverture, et que le producteur accorde son autorisation.

La procédure dans ces deux cas reste la même : après identification du périmètre de l'ouverture des données, les chercheurs reçoivent une demande de cession de droits accompagnées d'un contrat et d'une annexe, constituée de la liste des métadonnées associées aux documents concernés (date, légende, etc.) en conservant la possibilité de signaler une donnée ou un ensemble de données à garder fermées sous embargo pour des questions d'études notamment. Si le producteur est décédé, c'est vers ses ayants droit qu'il convient de se tourner. Une fois le contrat signé et retourné, les données sont mises à disposition de la communauté scientifique sur les plateformes de l'EFA, notamment Archimage pour le service des archives.