Reproduire des archives
Cette fiche pratique a été conçue pour orienter le public de l’École française d’Athènes lors d’une demande de reproduction d’archives au sein de l’établissement, dans le cadre de la législation en vigueur. La consultation de documents et leur exploitation font l’objet de fiches spécifiques (cf. fiches Consulter des archives et (Ré)utiliser des archives).
- Qu’entend-on par « reproduire des archives »?
- Ai-je le droit de reproduire des archives ?
- Que puis-je reproduire librement ?
- Que puis-je reproduire sous conditions ?
- Y a-t-il des archives non reproductibles ?
- Quels sont les délais de réponse ?
- Quels sont les modes de reproduction ?
Qu’entend-on par « reproduire des archives »?
« Reproduire des archives » est le fait de fixer sur un autre support le document consulté ou son contenu, afin d’en obtenir copie, en version papier ou numérique, à l’exclusion de l’exploitation du document ou des informations qu’il contient.
Ai-je le droit de reproduire des archives ?
La reproduction d’archives est possible en fonction de la législation en vigueur.
Le service des archives est en devoir de satisfaire les demandes faites au titre du droit d'accès, donc de remettre, le cas échéant, des copies des documents si ceux-ci sont librement communicables (cf. fiche Consulter des archives).
Les agents ne pourront pas être déclarés responsables du non-respect par le demandeur des obligations prévues par la loi Informatique et Libertés.
L’accès aux archives publiques est un droit pour tout usager qui en fait la demande. Cet accès est toutefois encadré par la législation en vigueur.
Les demandes de reproduction peuvent être adressées par courrier électronique, voie postale, ou par téléphone.
| Archives manuscrites / estampages |
Photothèque / planothèque |
| EFA – Archives 6, rue Didotou 10680 ATHÈNES GRÈCE |
EFA – Photothèque/planothèque 6, rue Didotou 10680 ATHÈNES GRÈCE |
| +30 210 36 79 942 |
+30 210 36 79 918 |
| archives@efa.gr |
calliopi.christophi@efa.gr |
Que puis-je reproduire librement ?
Les archives dont la reproduction est libre sont :
- celles librement communicables et non soumises aux droits d’auteur (contenant des informations publiques) ;
- celles qui, librement communicables, étaient sous droit d’auteur mais qui sont tombées dans le domaine public (généralement, 70 ans après la mort de l’auteur).
Que puis-je reproduire sous conditions ?
Certains documents, de par la nature sensible des informations qu’ils contiennent, ne sont communicables, donc reproductibles, qu’après un certain délai à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier :
- 25 ans pour les dossiers liés au secret en matière commerciale et industrielle (ex : certaines pièces des dossiers de marchés publics) ;
- 50 ans dans le cas d’une atteinte à la vie privée ou d’une appréciation ou jugement de valeur sur une personne physique, ou encore de mention d’un comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice ;
- 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé lorsqu’il y a atteinte au secret médical.
Passé ce délai, ils deviennent reproductibles, sous réserve de ne pas être soumis à d’autres restrictions, comme par exemple le fait de contenir des données à caractère personnel ou d’être soumis à droits d’auteur.
Les archives contenant des données à caractère personnel ne sont ni communicables, ni reproductibles. Si les passages non communicables peuvent être occultés sans dénaturer le contenu des informations, une reproduction pourra être proposée. Cette protection tombe au décès de la personne concernée.
La reproduction des archives sous droit d’auteur qui n’ont pas été diffusées publiquement (exposées, publiées, etc.) n’est possible que sur autorisation préalable de l’auteur. Le demandeur doit donc fournir une autorisation de reproduction au service des archives.
Enfin, les archives privées sont reproductibles selon les règles fixées par le donateur.
Y a-t-il des archives non reproductibles ?
Au sein de l’EFA, les archives non consultables sont :
- celles dont le délai de communication n’est pas échu (cf. supra « Que puis-je reproduire sous conditions ? ») ;
- celles dont le mauvais état de conservation ne permet pas la consultation directe. Dans certains cas, une reproduction numérique déjà disponible peut être proposée ;
- celles dont l’état est non achevé (par exemple des documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration) ;
- celles dont les informations à caractère personnel ne peuvent être occultées.
Le service des archives doit motiver tout refus de communication.
Quels sont les délais de réponse ?
Le service des archives tente de répondre dans les meilleurs délais. Un accusé de réception vous est envoyé dans le cas d’un contact par écrit.
Pour les commandes dépassant les 100 vues, les numérisations sont traitées par lot de 100 et en fonction de l’urgence des autres demandes en cours. Lorsque ses possibilités techniques ne lui permettent pas de reproduire un volume important de documents, l’EFA peut proposer au demandeur de faire appel sur place à un prestataire extérieur. Dans ce cas, les tarifs du prestataire s’appliquent.
Pour les responsables des programmes de recherche de l'EFA, depuis 2023, toute demande de numérisation sérielle fera l'objet d'un arbitrage en concertation avec la direction et la direction des études. En outre, il est vivement recommandé aux responsables planifiant des campagnes de numérisation importante de prévoir un budget dédié au sein des demandes annuelles de financement des missions, lors de la demande via la Plateforme Missions.
Quels sont les modes de reproduction ?
Lorsque les documents sont reproductibles, plusieurs modes sont envisageables.
La reproduction sur place réalisée par le consultant
Ceci n'est possible que pour les archives manuscrites et les estampages.
La reproduction s’effectue dans les locaux dévolus à chaque collection avec le matériel personnel du demandeur (appareil photographique numérique, smartphone ou scanner à main), lors de la consultation sur place des documents.
La reproduction réalisée par l’atelier de numérisation du service des archives de l’EFA
Elle n’est possible que si l’état du document permet sa reproduction.
Cette reproduction est réalisée aux frais du demandeur (cf. Tarifs de reproduction, délibération CA du 18 juin 2019), et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, sur un support identique à celui utilisé par l’administration. Une attestation de vente sera envoyée dans le cas de reproductions payantes.
Lorsque ses possibilités techniques ne lui permettent pas de reproduire un volume important de documents, l’EFA peut proposer au demandeur de faire appel sur place à un prestataire extérieur. Dans ce cas, les tarifs du prestataire s’appliquent.
Dans le cas de demandes de reproduction de documents numériques natifs ou déjà numérisés pour usage personnel, l’envoi se fait gratuitement par voie électronique.
Le téléchargement en ligne
Certains documents sont dès à présent téléchargeables via la base de gestion des archives Archimage.