La ventilation et la formation des équipes
Pour le 15 mars au plus tard, vous devez faire connaître, dans l’onglet « La Ventilation » de votre fiche mission, la répartition finale par chapitres budgétaires des crédits qui vous ont été notifiés, ainsi que la liste définitive des membres de vos équipes, dans l’onglet « Formation des Équipes ».
La ventilation
Compte tenu des crédits notifiés par l’EFA, qui peuvent être inférieurs au montant demandé, et des cofinancements obtenus, vous pouvez modifier la répartition de votre budget dans le respect des règles budgétaires et des commentaires émis par l’EFA, et à la condition de ne pas dépasser le montant notifié.
Le formulaire de ventilation comprend les mêmes rubriques et les mêmes outils de calcul que le formulaire de demande.
Merci d’indiquer dans l’espace dédié de la ventilation vos besoins en numérisation pour les archives de votre mission ou de votre programme afin que le service des archives puisse compléter son plan de numérisation.
La ventilation des crédits doit être effectuée pour le 15 mars.
La formation des équipes
Cet onglet permet de fournir les informations relatives aux membres de l'équipe qui participent à la mission (responsable, chercheurs, étudiants et collaborateurs). Ces informations sont nécessaires à l'émission des ordres de mission (OM). Tous les champs doivent être remplis afin de pouvoir générer les ordres de mission (avec ou sans frais).
Une fiche doit être remplie pour chacun des participants. Si la même personne fait plusieurs séjours distincts, il faut renseigner autant de fiches correspondantes, car chaque séjour implique d’émettre un OM spécifique.
Toute personne participant à la mission doit avoir un ordre de mission. Seuls les OM avec frais sont automatiquement envoyés. Les OM sans frais peuvent être envoyés sur demande.
Les membres de l’équipe doivent aussi disposer d’un ordre de mission de leur institution de rattachement.
La formation des équipes doit être effectuée pour le 15 mars.
Procédures de remboursement
Lorsqu’il y a prise en charge par l’EFA, la règle est celle de l'avance des frais par le missionnaire, avec remboursement après la mission, sur présentation de l’état de frais et des pièces justificatives. Le remboursement se fait dans la limite des crédits notifiés à la mission en début d'année.
Les procédures de remboursement sont décrites ici.