La demande

Toute mission de terrain implique au préalable de créer une demande argumentée qui sera ensuite examinée par les services de l'EFA. Sont présentés ici les différents types de demande et les procédures à suivre.

Premiers pas

Une fois le compte créé sur la plateforme mission, il est possible d'accéder à un formulaire de demande de mission et de moyens. Certains champs sont néanmoins à compléter au préalable :

a)    La section concernée 
b)    Le site concerné  
c)    La nature de l’opération. En règle générale, toutes les missions de la section moderne et contemporaine entrent dans la catégorie "Étude".
d)    L’intitulé de l’opération. Lorsque la demande concerne une mission commencée lors d'une année antérieure, il faut reprendre son intitulé et son identifiant.  
e)    Poursuite d’une mission antérieure : la nouvelle demande ne sera validée qu’une fois le rapport de l’année précédente téléchargé sur la fiche de l’année précédente. 

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Ces renseignements permettent de créer la page de la demande. Une fois qu'ils sont donnés, il est possible d'accéder à un nouveau formulaire et de détailler la demande.

La demande recevra un code unique, automatique et annuel, distinct de l’identifiant du programme de terrain ou d’étude et qui se présente sous la forme 2024_A_00001 (année _ Type d’opération _ numéro de demande).

L’identifiant des programmes de la section moderne et contemporaine est constitué de la lettre J suivie d’un numéro à deux chiffres. Il reste inchangé pendant toute la durée du programme.  Nous vous remercions de bien vouloir l'indiquer dans toute correspondance avec l'EFA (en Objet des mails notamment). 

Identification de la mission

La première partie du formulaire de demande de moyens concerne l'identification de la mission et de l'équipe.

Certaines rubriques sont automatiquement remplies en fonction des données du compte et des champs saisis lors de la création de la demande. 

Le formulaire de saisie en ligne comporte un certain nombre de champs libres intitulés « remarques » : ils sont destinés aux explications et justifications de la demande financière. 

On veillera à conserver une copie de la demande de moyens saisie en ligne.

Détail des champs du formulaire

Si la mission constitue le prolongement d’une mission précédente, l’identifiant en est automatiquement conservé ; sinon il sera attribué par l’EFA.

Il s'agit de l'intitulé du programme, éventuellement complété par celui de la mission de l'année.

En règle générale, les missions de la section moderne et contemporaine entrent dans la catégorie "Étude". Vous ne pouvez pas modifier ce champ que vous avez choisi à l’étape précédente lors de la création du formulaire. En cas de changement, veuillez-vous adresser à la Direction des études et au service informatique.

Permet de décrire en quelques lignes le but de la mission si l’intitulé n’est pas assez précis. Le dépôt d'un fichier de description (ci-dessous) ne dispense pas de remplir ce champ. Éviter la formule "voir fichier ci-joint". 

Permet de télécharger des documents de présentation plus complets que la description ci-dessus. 

Ce sont les dates de la mission ou des missions projetées. Au stade de la demande de moyens, les dates ne peuvent pas toujours être précisément connues. Elles doivent cependant être indiquées dans la mesure du possible. Dans l’incertitude, on évitera d’indiquer des plages trop larges, de plusieurs mois (juin à octobre, etc.), ce qui brouille la programmation des missions. 
Les rubriques « séjour 1 » ou « séjour 2 » ne constituent pas deux options pour un séjour unique, par ordre de préférence, mais servent à indiquer, le cas échéant, la nécessité de deux séjours distincts au cours de la même année. 
À ce stade préliminaire, l’indication des dates est indispensable pour ébaucher le planning des missions de l’année à venir.

On appelle "mission" l'ensemble des opérations programmées dans l'année pour un même programme de recherche, à l'exclusion des manifestations scientifiques. Une même fiche peut donc regrouper plusieurs opérations (plusieurs enquêtes de terrain, des prestations) et il est déconseillé de créer plusieurs fiches dans la même année pour un même programme. La rubrique "Description de l'opération-Argumentaire" et les fichiers de description permettent de détailler la nature des différentes opérations programmées dans l'année.

Description de l'équipe

Au stade de la demande de moyens, la description de l’équipe est une évaluation du nombre et du type de personnes participant à l’opération. Bien qu’incertaine, elle doit être remplie de manière aussi précise que possible. 

Une fiche devra être remplie plus tard (au moment de la formation des équipes) pour chacun des collaborateurs. Si une même personne fait plusieurs séjours distincts, il faut renseigner autant de fiches correspondantes, car chaque séjour implique d’émettre un ordre de mission (OM) spécifique. Toute personne participant à la mission doit en effet avoir un ordre de mission.

Le formulaire permet de solliciter les services d’un des techniciens de l’EFA : topographe, restaurateur, architecte, photographe. Ces services sont rarement sollicités dans le cadre des missions de la section moderne et contemporaine. Le cas échéant, voir la procédure décrite ici.

Le responsable de la mission peut faire appel à des prestataires rémunérés et inclure le montant de leurs honoraires dans la demande de moyens. Ces prestataires doivent obligatoirement avoir le statut de travailleurs indépendants et être déclarés comme tels auprès d’une administration fiscale et des organismes d’assurances sociales. Ils doivent présenter un numéro officiel d’identification professionnelle (n° de SIRET en France).

Dans le cadre de son dispositif de formation, l’EFA peut accueillir des étudiants inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur (à partir du niveau L3) pour des stages d'une durée d'un mois au minimum. Tous les stages doivent faire l’objet d’une convention entre l’institution d’origine et l’EFA. La convention détaille les diverses modalités du stage et mentionne le cas échéant le montant de la gratification versée au stagiaire. Le lieu de la mission, ainsi que les dates exactes d'arrivée et de départ du stagiaire doivent aussi être indiqués. 

    

Dépenses directes réalisées par le service comptable de l'EFA

Cette partie du formulaire permet d'identifier les dépenses à engager pour la réalisation de la mission (frais de personnel, prestations, voyages, hébergement) et de calculer le coût total de celle-ci. Chaque rubrique doit être précisément renseignée pour que le montant de l'aide demandée (qui s'affiche en haut à gauche de la page) corresponde bien aux besoins de la mission.

Certaines rubriques sont plus particulièrement dédiées aux missions archéologiques et ne concernent pas les missions de la section moderne et contemporaine : "Collaborateurs EFA", "Collaborateurs sur honoraires", "Autres salaires Contremaître CDD EFA", "Frais analyses et prestations", "Étudiants avec per diem". Le cas échéant, se reporter au guide des missions de la section Antiquité-Byzance.

Stages professionnels

Dans le cadre de son dispositif de formation, l’EFA fait participer à ses missions des étudiants inscrits dans un cursus de formation initiale en sciences humaines et sociales. Ce stage peut le cas échéant être validé dans le cadre d’une maquette d’enseignement. 
Les candidats doivent être inscrits à un niveau d’études correspondant au minimum à la troisième année de la Licence (archéologie, histoire, histoire de l’art, anthropologie, géographie, sociologie, lettres classiques).

Les procédures concernant l'accueil de stagiaires sont présentées ici.

Voyages

Il va de soi que les enseignants-chercheurs et les chercheurs essaieront autant que possible d’obtenir la prise en charge de leur propre voyage et, en tout cas, celle de leurs étudiants stagiaires, par leur centre de recherche ou université d’appartenance. Le recours aux financements de l’EFA ne doit pas être la règle. Quoi qu’il en soit, l’EFA ne prendra jamais en charge plus d’un voyage par chercheur et par opération scientifique. 

Le voyage d’un collaborateur sur honoraires doit être inclus dans le devis global du prestataire, avant rédaction du contrat. Il ne sera pas procédé au remboursement séparé des frais de voyages. 

Lorsqu’il y a prise en charge par l’EFA, la règle est celle de l’achat du billet par le missionnaire, avec remboursement après la mission, sur présentation de l’état de frais et des pièces justificatives (voir les Procédures de remboursement).

Pour estimer le coût des voyages, se reporter aux tarifs en vigueur annoncés par les compagnies de transport. Il est indispensable de réserver les billets d'avion pour l'ensemble de l'équipe dès que les dates de mission sont fixées définitivement de façon à bénéficier des meilleurs prix. 

Le formulaire distingue les voyages depuis ou vers l'étranger des voyages intérieurs. Pour chaque voyage, indiquer le montant le plus précisément possible, en incluant éventuellement les trajets vers et depuis les aéroports, et préciser dans le champ "Remarques" l'origine et la destination des vols ainsi que le nom des membres de l'équipe concernés par ces voyages.

La règle qui prévaut pour les frais de transport engagés lors des missions est celle du remboursement « dans la limite du tarif le moins onéreux du moyen de transport en commun le mieux adapté au déplacement » (décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006).

En application de ce décret, les frais de transport en ville ou en agglomération urbaine ne peuvent être remboursés que sur la base du tarif du transport en commun, dès lors que celui-ci existe. Les trajets en taxi, en France comme en Grèce ou Chypre, ne sont donc pas remboursés, sauf en cas de transport de charges précieuses, fragiles, lourdes ou encombrantes, ou absence avérée de moyens de transport en commun. En Grèce, la règle s’applique au remboursement des trajets EFA-Aéroport d’Athènes, EFA-Le Pirée, EFA-Rafina, comme pour les trajets entre l’aéroport et les gares routières et ferroviaires ou les ports. En France et à l'étranger, elle l’est également pour le remboursement du trajet aéroport-domicile et pour tout déplacement à l’intérieur du territoire de la commune où s’effectue la mission.

Ne sont pas remboursés : 

Ne pas oublier d’inclure dans le budget les voyages de tous les collaborateurs scientifiques rattachés à l’EFA dont la participation est sollicitée.

Prestations de services

Les prestations de services ne peuvent concerner que des travailleurs indépendants, déclarés comme tels auprès d’une administration fiscale et des organismes d’assurances sociales, et possédant de ce fait un numéro officiel d’identification professionnelle (n° de Siret en France). Les montants versés couvrent tous les frais occasionnés par la prestation, y compris les éventuels frais de voyage et de fournitures. Les devis émis par des personnes non déclarées et non habilitées à facturer des prestations ne pourront en aucun cas être acceptés.

Mise en concurrence obligatoire : le responsable du programme doit présenter plusieurs devis pour une seule prestation.

Le responsable de la mission doit donc consulter tout prestataire rémunéré selon cette modalité afin d’inclure dans sa demande de moyens un coût de prestation qui sera accompagné et justifié par un devis émanant du prestataire.

Le devis doit être exclusivement établi au nom de l’EFA (sans qu’apparaisse le nom du chef de mission).

Sur ce devis figureront tous les renseignements utiles : coordonnées, numéro d’enregistrement professionnel, descriptif détaillé du travail à accomplir, temps estimé nécessaire pour sa réalisation et nombre de jours travaillés, moyens mis en œuvre, échéancier pour la remise des travaux (toujours dans le cadre d’une année civile), montant TTC.

Le devis daté et signé doit être chargé sur la plateforme missions.efa.gr (onglet « La Ventilation ») ou envoyé à la Direction des études (à l’adresse secretariat.dir_etudes@efa.gr ou par la poste à l’attention de la Direction des études) 1 à 3 mois avant la mission en fonction de sa durée de validité.

L’EFA, avec laquelle est passé le contrat, se réserve le droit de refuser un devis.

Après acceptation du devis, un contrat est préparé par la Direction des études et signé par la Direction et par le prestataire. Le paiement est effectué après constatation du service fait. La facture et les références bancaires du prestataire doivent être transmises au Service facturier de l’École à l’adresse sfact@efa.gr ou par courrier à l’attention du « Service facturier ».  

Hébergement

Depuis le 1er juillet 2023, la gratuité à la Maison des hôtes pour les chefs de mission a été supprimée. Le coût des nuitées à la Maison des hôtes ne peut pas faire l'objet d'un remboursement sur le budget scientifique de la mission, mais doit être couvert par les chercheurs ou par leur institution de rattachement (cofinancement). Pour mémoire, le coût d'une chambre individuelle avec douche est de 21 € par nuit, et de 14 € pour une chambre sans douche.

Remplir les champs "Coût de la nuitée" et "Nombre de nuitées". Le montant total est calculé automatiquement.

Le champ "Remarques" permet de préciser le calcul des frais d'hébergement en cas de mission complexe (par exemple avec des hébergements dans plusieurs villes à des tarifs différents).

L’EFA ne participe en rien aux locations des missionnaires venant accompagnés de leur famille.

Location de voiture

La location de voiture est à envisager seulement si aucun des véhicules de l’EFA n’est disponible aux dates indiquées.

Autres dépenses

Cette partie du formulaire permet de compléter le calcul de l'aide demandée. La rubrique "Ouvriers" concerne principalement les missions archéologiques.

Essence pour la voiture

Préciser dans le champ "Remarques" toute information justifiant le montant demandé.

Autres frais

Cette catégorie permet de faire la demande d'achat de petit matériel (enregistreurs, disques durs) ou de documentation (photographies aériennes, cartes topographiques). L'achat doit obligatoirement être réalisé par le responsable du programme et obtenir l'accord préalable de la Direction des études. Une facture devra être fournie pour le remboursement.

Prêt de matériel

L’EFA peut mettre à votre disposition son matériel. Pour cela vous pouvez simplement faire une demande sur le formulaire. 
Une fois le matériel sollicité vous serez contacté par chacun des services de l’EFA responsable du matériel en question afin de partager au mieux les ressources disponibles.

Le « matériel mutualisable » correspond à du matériel susceptible d’être acheté par l’EFA dans le but d’être utilisé par différentes missions. Exemple : un nouveau scanner dans une maison de fouilles.

Archives

Toute mission financée par l'EFA doit faire l'objet d'un dépôt aux archives. Cette rubrique permet de préparer le dépôt qui interviendra en fin de mission.

Référent archives

C'est le membre de l'équipe qui sera en contact avec le service des archives de l'EFA.

Demandes de numérisations

Cette rubrique permet de faire la demande de numérisation de documents sur support papier produits par l'équipe. Ce service permet le travail en commun de membres de l'équipe.

Chaque responsable de programme peut demander la création d'un Carnet numérique de l'EFA (espace de travail partagé et sécurisé) pour déposer les documents de travail de l'équipe. Il suffit d'adresser une demande au service informatique de l'EFA : 

Livrables attendus

Cette rubrique permet de signaler au service des archives les types de documents qui seront déposés par l'équipe. La rubrique Remarques permet d'en signaler le volume et d'apporter toute autre précision utile au service des archives.

Cofinancement

Pour chaque mission qu’elle contribue à organiser, financer ou héberger, l’EFA recommande vivement la participation financière d’un ou plusieurs partenaires extérieurs, qu’il s’agisse des institutions de rattachement des organisateurs scientifiques (Université, CNRS, IUF, etc.), de programmes de recherches auxquels ceux-ci émargent (ANR, programmes européens) ou d’autres institutions.

Outre la pertinence scientifique du projet, l’association de partenaires extérieurs constitue un critère important dans le choix des missions scientifiques soutenues par l’EFA. Dans tous les cas, l’EFA est libre d’adapter sa contribution financière en proportion de l’engagement des partenaires extérieurs.

Ajouter dans le formulaire autant de financements externes que nécessaire. Préciser le nom de l'institution et le montant de l'aide. Le champ "Remarques" permet d'indiquer la destination du financement externe (prise en charge de billets d'avion ou de l'hébergement, membres de l'équipe concernés).

Les dépenses couvertes par les financements externes ne doivent pas apparaître dans les autres rubriques du formulaire. Un voyage pris en charge par une institution partenaire est signalé dans la partie Cofinancement, mais ne figure pas dans la rubrique "Voyages" du formulaire et son coût n'entre pas dans le calcul du montant total de la demande.