Les missions et procédures de remboursement

L'ordre de mission

L'ordre de mission (OM) est un document réglementé.
Il existe des OM avec ou sans frais.
Les OM avec frais constituent l'une des pièces justificatives de la dépense et se remplissent en ligne sur la plateforme MISSIONS de l'EFA, via le formulaire de demande dédié.
Les OM avec frais sont à remplir convenablement et précisément afin de pouvoir faire valoir un droit à remboursement de frais.
Les OM sans frais peuvent être envoyés sur demande.

L'ordre de mission

La plateforme MISSIONS : présentation

La plateforme MISSIONS est composée de 4 onglets qui, une fois remplis, contribueront à générer l'ordre de mission.

Ces 4 onglets sont les suivants :

-La Demande

-La Notification

-La Ventilation

-La Formation des Equipes

Ces onglets doivent être renseignés le plus précisément possible afin de générer les droits à remboursement de frais au plus juste.

-La Demande :

Cet onglet reprend des données d’ordre administratif et budgétaire :

-Demande d’autorisation

-Identification de la mission

-      Nom du responsable et des missionnaires (collaborateurs)

-      Dates début et fin, du ou des séjours

-      Nombre de jours

-Coût budgétaire prévisionnel global de la demande :  Il découle de l’ensemble des demandes de moyens formulé.

-La Notification

Cet onglet permet à la Direction des études de notifier la demande aux responsables de mission, après examen et corrections si besoin des différents éléments la composant.

Cet onglet est ensuite consultable par les responsables de mission et la Direction des études.

-La Ventilation

Cet onglet a une vocation de présentation de la répartition budgétaire des crédits alloués à la mission. Le responsable de mission peut directement venir réallouer des crédits entre les différents postes de la mission, tout en restant dans l’enveloppe globale de crédits budgétaires notifiés.

- La Formation des Equipes

Cet onglet préfigure l’ordre de mission qui sera validé in fine par la Direction des études en vue du remboursement de frais.

-Cet onglet reprend d’une part certaines données saisies dans l’onglet « La Demande » (responsable de mission, les collaborateurs..)

-D’autre part, il doit être renseigné avant la mission, validé par le responsable de mission et envoyé automatiquement à la Direction des études.

Celle-ci mettra à jour l'OM éventuellement  après la mission, selon demande du responsable de mission. 

L'ordre de mission

L'ordre de mission

Renseigné à partir des 4 onglets de la plateforme MISSIONS, dont en particulier l’onglet «Formation des Equipes», l’ordre de mission doit être rempli Avant chaque mission. Il sera contrôlé et éventuellement modifié ou complété Après la mission.

Avant la mission :

Tous les champs de l'ordre de mission doivent être remplis précisément en fonction des informations prévisionnelles dont vous avez connaissance, et particulièrement :

-Les dates de séjour :

×          jour d’arrivée sur le site

×          Jour départ du site

-Les remboursements de transport pris en charge :

×          L’occurence « Remboursement transport » concerne les transports en commun (avion, train, bus…)

×          Les occurrences suivantes concernent le transport individuel (taxi, véhicule personnel, de service ou location).

-Les remboursements d’hébergement pris en charge.

A noter : les menus déroulants / modes transport, hébergement  ont été simplifíés pour plus de lisibilité et d’efficacité. Seules les options OUI / NON sont proposées.

 Zone « Remarques » : les précisions à apporter :

A renseigner au mieux sur tous renseignements utiles, apportant des éléments de précision de la mission.

Exemples :

Une fiche doit être remplie pour chacun des participants. En cas de pluralité de missions, autant de fiches mission sont à renseigner que de missions prévues. Autant d'OM que de missions seront générés.

               Après la mission :

Durant la mission, certains événements ou évolutions ont pu survenir : évolution des jours réels d’arrivée et départ du site, de lieux, de mode de transport, d’hébergement. D’autres éléments de précisions ont peut-être été omis ou mentionnés brièvement.

Ces modifications auront une incidence directe sur le montant des frais à rembourser.

L'ordre de mission doit en conséquence être vérifié et complété ou modifié point par point, afin de correspondre à la réalité de la mission telle qu’elle s’est réellement effectuée.

Le responsable de mission devra communiquer sans délai tous ces éléments de changement ou de précision à la Direction des études, par messagerie ou autre moyen de communication, pour qu'elle effectue les mises à jour sur l'ordre de mission.


L'ordre de mission

Cas particuliers d'une mission

Certains cas particuliers méritent d’être soulignés :

1) Cas des réservations groupées : réservation par UN SEUL missionnaire

Une personne réserve un logement pour X missionnaires et en demande le remboursement pour l'ensemble : 

2) Cas des interventions de personnels de l’EFA sur site

Les indemnités journalières sont à prévoir dans le budget (onglet Demande).

Exemple :

Intervention de 3 jours sur une mission d’un personnel de l’EFA  (topographe, restaurateur ) :

Des indemnités journalières sont dues /repas et /nuitées

Simulation du coût budgétaire possible en amont par Nolwenn LESPAGNOL (agence comptable)

3) Cas des avances sur hébergement

Lors de la réservation d’un hébergement (hôtel..) par l’EFA et pour un missionnaire ou un groupe, il est généralement demandé de payer une avance.

Si cette demande est légitime, elle doit pour autant être plafonnée.

Un versement d’avance compris entre 50 % (de préférence) et 75 % du prix de la réservation est à préconiser et à négocier directement avec l’établissement hôte.

Le versement d’une avance de 100 % n’est pas justifiée, au double motif :

La procédure à suivre est donc la suivante :

L'ordre de mission

Per diem étudiants

Il convient de prévenir ici l'agence comptable (Mme Nolwenn LESPAGNOL) par un mail de confirmation avec les date arrivée - date départ du site.

Le formulaire per diem PER_DIEM_-ETAT.xlsx (voir fichier joint) rempli et signé par le responsable de mission est à envoyer à cette même adresse.

L'ordre de mission

Contacts

Pour plus de renseignements, prendre contact auprès de :

 

 

iokasti.kammenou@efa.gr       assistance de la direction des études

              
nolwenn.lespagnol@efa.gr       gestionnaire missions / régies - agence comptable

Procédure de remboursement des frais

Procédure de remboursement des frais

Procédure de remboursement

Lorsqu’il y a prise en charge par l’EFA, la règle est celle de l'avance des frais par le missionnaire, avec remboursement après la mission, sur présentation de l’état de frais et des pièces justificatives.

Le remboursement se fait dans la limite des crédits notifiés à la mission en début d'année.

Rappel : Le voyage d’un collaborateur sur honoraires doit être inclus dans le devis global du prestataire, avant rédaction du contrat. Il ne sera pas procédé au remboursement séparé des frais de voyages.

État de frais

Le formulaire de demande de remboursement de déplacement ("état de frais") peut être téléchargé ici DEM. REMB. FRAIS DEPL ou depuis la plateforme Missions, onglet "Ventilation" (à la fin de la rubrique "Voyages"). Il doit être rempli, daté et signé par le missionnaire et renvoyé à Mme Nolwenn Lespagnol (nolwenn.lespagnol@efa.gr), accompagné des pièces justificatives. Si vous ne pouvez pas insérer votre signature dans le fichier Excel, enregistrez-le au format PDF.

Les frais de transport en ville ou en agglomération urbaine ne peuvent être remboursés que sur la base du tarif du transport en commun, dès lors que celui-ci existe. Les trajets en taxi, en France comme en Grèce ou Chypre, ne sont donc pas remboursés, sauf en cas de transport de charges précieuses, fragiles, lourdes ou encombrantes, ou absence avérée de moyens de transport en commun.

En Grèce, la règle s’applique au remboursement des trajets EFA-Aéroport d’Athènes, EFA-Le Pirée, EFA-Rafina, comme pour les trajets entre l’aéroport et les gares routières et ferroviaires ou les ports.

En France, elle l’est également pour le remboursement du trajet aéroport-domicile et pour tout déplacement à l’intérieur du territoire de la commune où s’effectue la mission.

Ne sont pas remboursés :

Les frais de transport en voiture sont indiqués dans la rubrique "Frais annexes".

Les frais d'hébergement sont indiqués dans la rubrique "Frais annexes", ligne "Autres". Le détail des frais d'hébergement peut être donné dans le champ "Observations".

Rappel : l’EFA ne participe en rien aux locations des missionnaires venant accompagnés de leur famille.

Justificatifs

Pour le remboursement de frais de voyage (avion, train, bateau), joindre les billets ou les cartes d'embarquement ainsi qu'une facture. Pour les déplacements en voiture, joindre les tickets de péage et les factures d'essence.

Paiement par CB - tickets :

Les tickets CB seuls, ne constituent pas une preuve suffisante de paiement.

Ils doivent être appuyés de factures, tickets de caisse, reçus.

Tickets de caisse et reçus :

La nature de la dépense (matériel de fouilles, nourriture..) doit être ajoutée manuellement en l’absence de précision.

Pour le remboursement des frais d'hébergement, joindre une facture d'hôtel ou de location.

Toutes ces pièces sont à envoyer sous un format numérique à Mme Nolwenn Lespagnol (nolwenn.lespagnol@efa.gr).

Formulaire de demande de remboursement de frais divers

Ce formulaire doit être utilisé pour le remboursement de frais autres que ceux liés au transport et à l'hébergement : achat de consommables, petit matériel, documentation. Il est téléchargeable ici DEM-REMB-DIVERS ou depuis l'onglet "Ventilation", dans la rubrique "Autres dépenses". Il doit être rempli et signé par le responsable de la mission et accompagné des factures correspondantes.

Calendrier

Le demande de remboursement doit être envoyée à l'EFA, avec toutes les pièces justificatives, dès le retour de la mission et dans les deux mois qui suivent. Aucune demande de remboursement ne pourra être acceptée après le 1er décembre de l'année de la mission.

Procédure de remboursement des frais

Contacts à l’agence comptable

Pour plus de renseignements, prendre contact avec l’agence comptable :

etienne.lemarignier@efa.gr    - agent comptable

nolwenn.lespagnol@efa.gr     - gestionnaire missions / régies