La gestion des données à l'EFA

Pourquoi verser mes données ?

Pourquoi verser mes données ?

Un constat de départ

Le dépôt des données répond à des enjeux éthiques et légaux, techniques, mais aussi d’exploitation et de valorisation de la production scientifique. 

Pourquoi verser mes données ?

Enjeux techniques

Pourquoi verser mes données ?

Enjeux éthiques et légaux

Pourquoi verser mes données ?

Enjeux d'exploitation des données scientifiques

→ Pour être utilisables, les données déposées doivent donc être documentées. Pour en savoir plus, voir les fiches : Qu’est-ce qu’une donnée de qualité ? ; Quels référentiels utilise-t-on à l’EFA ? ; Quelles métadonnées utilise-t-on à l’EFA ? 

Pourquoi verser mes données ?

Enjeux de valorisation de mes données

Le parcours de la donnée à l'EFA

Ces pages détaillent dans l'ordre les étapes de la vie d'une donnée dans le cadre d'une mission de l'EFA. Les acteurs sont pour chacune d'entre elles spécifiés : les tâches relevant du responsable de la mission sont surlignées en vert et celles du référent archives en bleu.

Le parcours de la donnée à l'EFA

Avant la mission

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Cette phase concerne l'étape de planification, antérieure au début de la mission.

  1. Le chef de mission désigne un référent archives au sein de l'équipe et transmet ses coordonnées au service des archives
  2. Le référent archives prend contact avec la responsable du service des archives (marie.stahl@efa.gr) & la responsable de la photothèque/planothèque (calliopi.christophi@efa.gr)
  3. La responsable du service des archives donne les "bonnes pratiques" en vue du versement global
  4. La responsable photothèque/planothèque donne les "bonnes pratiques" en vue du versement des photographies & communique un numéro d'enregistrement photothèque : un pour les photographies de fouille, et un autre pour chaque type de données composites comportant des photos (photogrammétrie, RTI, etc.)
Le parcours de la donnée à l'EFA

Pendant la mission

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Cette phase concerne les étapes allant de la collecte à l'analyse et la curation des données.

  1. Le référent archives contrôle la conformité et la sauvegarde des documents papier et numérique & contrôle la conformité et la sauvegarde des données liées aux documents
  2. Les membres de la mission scannent les documents produits, si les conditions le permettent

Vers la fin de la mission :

  1. Le chef de mission sélectionne les documents à destination de l'Éphorie
  2. Le référent archives récupère les documents (papier et numérique) et les données liées et prépare le versement
Le parcours de la donnée à l'EFA

Après la mission

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Cette phase concerne toutes les étapes à partir du dépôt au service des archives jusqu'à leur sort final.

  1. Le chef de mission verse au plus tard le 31 octobre les documents papier et dépose les documents numériques soit sur place, au retour de la mission, soit via le carnet numérique de la mission ou celui du service des archives
  2. La responsable du service des archives récupère les documents et données destinés aux archives manuscrites & vérifie la conformité du versement
  3. La responsable photothèque/planothèque récupère les documents et données destinés à la photothèque & vérifie la conformité du versement
  4. La responsable du service des archives transmet à la direction les documents destinés à l'Éphorie
  5. La direction envoie les documents destinés à l'Éphorie
  6. La responsable du service des archives rédige le bordereau de versement et le transmet au chef de mission avec copie au référent archives
  7. Le chef de mission signe le bordereau et le transmet scanné au responsable du service des archives (marie.stahl@efa.gr)
  8. Les chargés de numérisation numérisent les documents papier
  9. La responsable du service des archives intègre les documents et données liées dans les bases archives manuscrites
  10. La responsable photothèque/planothèque intègre les documents et données liées dans la base photothèque
  11. La responsable du service des archives transmet les documents scannés au chef de mission

Attention, à la fin du programme pluri-annuel, le responsable de mission doit prévoir un dernier versement des documents qui n'auraient pas pu être versés au cours des années passées

Pour vous renseigner sur la site du chemin de la donnée une fois le versement effectué par les membres de la mission, voir la fiche pratique Que deviennent mes données quand je les verse à l'EFA

Quels référentiels utilise-t-on à l'EFA ?

Quels référentiels utilise-t-on à l'EFA ?

Qu'est-ce qu'un référentiel ?

Un référentiel est un répertoire d’autorités permettant d’identifier sans ambiguïté une entité nommée (personne, objet, etc.), géographique ou chronologique. Cela passe par l’attribution d’un identifiant pérenne à l’entité (de type DOI, ARK, ou autre) ainsi selon les cas qu’une description, localisation, étendue.

Quelques liens :

Quels référentiels utilise-t-on à l'EFA ?

Référentiels extérieurs communs à l'enseignement supérieur et la recherche

Servent à toutes les disciplines et leurs chercheurs afin d’identifier sans ambiguïté une personne ou sa production. Ils attribuent un PID (identifiant pérenne) aux entités et fournissent un lien permettant de s’y référer.

Quels référentiels utilise-t-on à l'EFA ?

Référentiels extérieurs communs à une discipline

Spécialisés en archéologie et/ou sciences humaines et sociales, ces référentiels sont disponibles librement.

Quels référentiels utilise-t-on à l'EFA ?

Référentiels internes à l'EFA

Développés en interne à l’EFA, ayant principalement pour sujet les actions et acteurs de l’École, servent également de référentiels.

On peut également se référer aux bases de données existantes de l'EFA, qui exploitent ces listes d'autorité : voir les outils.

Quels référentiels utilise-t-on à l'EFA ?

Quels usages pour ces référentiels ?

Les référentiels catalogués ici peuvent être employés par les chercheurs de l’EFA dans le cadre de programmes de recherche pour correctement identifier et référencer les personnes, les lieux, les sujets et concepts sur lesquels ils effectuent leurs travaux, à l’aide de leur identifiant pérenne. Les problèmes d’homonymie ou de translittération sont par là-même écartés.

Dans le cas d’une publication par exemple, c’est l'intitulé et l’identifiant qui peuvent être donnés en note. Dans le cas plus avancé d’une base de données, des liens peuvent être établis pour mettre en relation les différents éléments entre eux (web sémantique). Cette interopérabilité permet l’accès, la réutilisation des données (pour reproduction des travaux par exemple) ainsi que leur citation. L'EFA recommande fortement ces pratiques en faveur de la science ouverte pour ses chercheurs et associés.

Que deviennent mes données quand je les verse à l'EFA ?

Que deviennent mes données quand je les verse à l'EFA ?

Du versement au signalement

Gestion de la donnée

Mise à disposition

Les données versées au service des archives de l'EFA entrent dans le cadre des archives publiques ; ces fichiers constituent des documents administratifs dont certains sont soumis à droit d'auteur. Pour plus d'informations sur leurs conditions d'accès et d'Exploitation, voir les fiches pratiques Législation sur les archives, Consulter, Reproduire et (Ré)utiliser des archives.

Signalement

Les notices descriptives seront ultérieurement moissonnées et figureront dans le portail national France Archives.

Si vous êtes à l'origine de données versées à l'EFA et que vous souhaitez assurer leur visibilité, voir la fiche pratique Comment ouvrir mes données ?

Que deviennent mes données quand je les verse à l'EFA ?

Quelle licence pour les données ?

Les données produites dans le cadre de missions de recherche de l'EFA et ensuite versées au service des archives sont déposées dans la plateforme Archimage. Toujours soumises à droit d'auteur, elles sont mises en ligne en collaboration avec producteurs dans le respect de la législation en vigueur et selon une procédure établie par l'établissement (cf. Fiche Comment ouvrir mes données ?).

Pour la plateforme Archimage, la licence qui a été choisie est la suivante : Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0. Les termes de cette licence spécifient que toute personne a le droit de réutiliser la donnée à condition de :

Comment valoriser mes données produites à l'EFA ?

Comment valoriser mes données produites à l'EFA ?

Les données versées dans Archimage

À l'EFA, le versement des documents par le chercheur au service des archives, avec un bordereau, implique un transfert de responsabilités : c'est l'établissement qui s'engage à les conserver et documenter selon les normes en vigueur. Concrètement, après avoir traversé les étapes de description, les données sont versées avec leur visuel et métadonnées associées dans l'entrepôt institutionnel (et donc développé et maintenu en interne) Archimage pour leur sauvegarde, en ce qu'elles représentent les travaux fournis par l'École. Le chercheur garde les droits moraux et patrimoniaux sur ses documents jusqu'à une éventuelle cession non-exclusive de droits pour partage avec la communauté scientifique. En effet, la mise à disposition se fait par le biais du service des archives, en accord avec les règles de diffusion et de communication ainsi que les principes de la science ouverte.

La plateforme Archimage n'est pas uniquement un lieu de gestion des données à visée archivistique, mais peut aussi être un espace d'exposition des documents versés à la photothèque, à la planothèque et aux archives manuscrites. Peuvent être recueillis tous types de données, allant du texte simple à la base de données plus complexe en passant par des analyses photogrammétriques (voir à ce sujet les fiches pratiques par typologie de document). En ce sens, elle permet une valorisation du patrimoine de la recherche à l'EFA qui ne peut être maintenue que par l'implication des chercheurs et membres associés dans la pratique de l'open data, soit l'accès et le partage libre pour tout le monde des données de la recherche, sous une forme normalisée et lisibles par des machines. Cette pratique se fait sous une certaine licence, de type Creative Commons, afin d'être en mesure de les transformer, combiner et partager, toujours en citant ses sources.

Comment valoriser mes données produites à l'EFA ?

Les données déposées dans un entrepôt externe

À l'inverse du versement au service des archives par un bordereau, c'est le cas de figure du dépôt par le chercheur dans un entrepôt externe qui est présenté ici. Il en existe de plusieurs types et de différentes envergures, en voici quelques exemples :

Ces entrepôts se caractérisent par le fait que le dépôts est effectué par le chercheur lui-même sur la plateforme, sans accompagnement de la part du service des archives. Il reste donc entièrement responsable de leur mise à disposition, par le choix ou non de l'application d'une barrière de consultation ou d'un embargo. Les entrepôts externes, de leur côté, se limitent à offrir une solution d'hébergement pérenne et sécurisé aux données, avec l'application d'un identifiant stable de type DOI, Handle ou ARK.

Les identifiants pérennes et référencements/liens établis entre les différents corpus sert de base au travail d’analyse des données, pour une exposition par le biais d’une publication ou d’une actualité sur un site internet, d’une base de données publiée ou d’un data paperUne fois les résultats publiés, il est recommandé d’établir un lien entre la publication et les jeux de données entreposés grâce à l’identifiant pérenne, afin d’assurer une meilleure reproductibilité et capacité de citation.

Attention cependant, il faut signaler que le dépôt dans un entrepôt externe n'affranchit pas le chercheur de verser ses archives à l'EFA

Comment valoriser mes données produites à l'EFA ?

Comment valoriser les données à l'EFA

À l’EFA, un certain nombre d’outils sont à disposition afin de permettre aux chercheurs de réutiliser leurs données dans des travaux de recherche. Certains sont proposés en interne, d’autres sont développés en lien avec des partenaires. Ces outils sont là pour améliorer la connaissance que la communauté scientifique et le public ont des travaux de l'EFA mais aussi afin que les chercheurs puissent se réapproprier les données versées ou déposées en les appelant depuis leur entrepôt de stockage.

On peut se référer à ce sujet au schéma explicitant le cycle de vie de la donnée à l’EFA, mettant en lumière les étapes entre le dépôt d’une donnée et la mise en valeur des résultats acquis.

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Figure : le cycle de vie de la donnée à l'EFA (crédit Bruno Morandière, ResEFE)

Ici sont exposés tous les outils et les acteurs permettant de mettre en avant la recherche effectuée ou en cours à l'EFA. On y voit bien que le versement ou dépôt sur un service d'entrepôt de données n'est pas une fin en soi, mais une étape vers la valorisation du travail des chercheurs en lien avec la communauté scientifique et les infrastructures de recherche partenaires. L'exposition des données est ce qui permet de préparer leur publication, et le signalement l'amorce d'une réutilisation potentielle dans le milieu académique ou de l'enseignement.

Ces possibilités de valorisation impliquent que les données aient été versées sous une licence libre, permettant leur partage dans les termes de l'open data. Il s'agit également d'être vigilant aux métadonnées associées à tout document, car cette documentation de la donnée est ce qui garantit sa qualité et son intégrité. Il convient donc d'y prêter attention dès le moment de la collecte des données, au début du projet (Voir à ce sujet la fiche pratique Qu'est-ce qu'une donnée de qualité ?).

Comment ouvrir mes données ?

Comment ouvrir mes données ?

Les prérequis

Cette fiche a pour objectif de montrer les méthodes et procédures en vue d'une ouverture de données à l'EFA, par le producteur ou par l'établissement directement. Avant toute chose, il y a un certain nombre de prérequis que les données doivent remplir pour pouvoir être ouvertes :

Comment ouvrir mes données ?

Ouverture à l'initiative du producteur

Le producteur d'une donnée ou d'un ensemble de données peut prendre l'initiative de les ouvrir pour en faire bénéficier la communauté scientifique avec l'accompagnement de l'EFA.

Un point de vigilance à prendre en compte est que seul le titulaire des droits sur un jeu de données est habilité à l'ouvrir. Cela pose plusieurs questions du point de vue de la législation quant à savoir qui détient les droits d'exploitation : en effet, cela varie en fonction du statut du producteur.

Selon les cas de figure, le passage par un contrat de cession non-exclusive des droits patrimoniaux s'imposera ou non.

Pour procéder à une ouverture de données, le producteur prend contact avec le service des archives de l'EFA qui l'accompagne dans sa démarche jusqu'à l'exposition des données sur Archimage.

Comment ouvrir mes données ?

Ouverture à l'initiative de l'EFA

Seconde possibilité, l'EFA peut souhaiter procéder à une ouverture de lots de données conservées au service des archives pour répondre à une demande ou pour aller de pair avec une manifestation en cours. Deux cas de figure sont envisageables :

La procédure dans ces deux cas reste la même : après identification du périmètre de l'ouverture des données, les chercheurs reçoivent une demande de cession de droits accompagnées d'un contrat et d'une annexe, constituée de la liste des métadonnées associées aux documents concernés (date, légende, etc.) en conservant la possibilité de signaler une donnée ou un ensemble de données à garder fermées sous embargo pour des questions d'études notamment. Si le producteur est décédé, c'est vers ses ayants droit qu'il convient de se tourner. Une fois le contrat signé et retourné, les données sont mises à disposition de la communauté scientifique sur les plateformes de l'EFA, notamment Archimage pour le service des archives.

Comment ouvrir mes données ?

Accéder au formulaire

L'ouverture est formalisée par un contrat de cession non-exclusive de droits d'exploitation entre l'auteur des documents et l'EFA. L'auteur garde ainsi l'entière liberté d'exploiter ces documents dans un autre cadre.

Vous pouvez télécharger un modèle du contrat de cession par un simple clic.

Vous pouvez consulter le tableur modèle listant les notices, qui accompagne en annexe le contrat.

Quel est le rôle d'un référent archives ?

Le référent archives est l'interlocuteur de l'EFA pour la gestion des documents et données du programme de recherche concerné, de leur planification à leur versement en fin de chaque année.

Il est désigné par le responsable du programme et son nom et adresse électronique sont renseignés dans la fiche mission de la plateforme Missions, au stade de la demande.

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Le référent archives prend connaissance des fiches pratiques des étagères Gestion des données de la recherche et Service des archives.

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Avant la mission, il effectue les démarches afin d'obtenir les cotes photothèque, si nécessaire.

Il guide et conseille les membres de l'équipe sur la bonne gestion des données et documents produits tout au long de la mission, en s'aidant notamment des Fiches par typologie de données et de la Boîte à outils

Il contrôle la conformité et la sauvegarde des documents papier et numérique et des informations relatives à leur identification (auteur, date de création, intitulé, etc.).

Il coordonne la préparation du versement des archives produites par l'équipe et verse les documents et données au service des archives.

Pour connaître les rôles de chaque intervenant, consulter Le parcours de la donnée à l'EFA.