Consulter des archives

• Quels sont les types d'archives consultables à l'EFA ?
• Qu’entend-on par « consulter des archives »?
• Ai-je le droit d’accéder aux archives ?
• Que puis-je consulter librement ?
• Que puis-je consulter sous conditions ?
• Y a-t-il des archives non consultables ?
• Quels sont les délais de réponse ?
• Quels sont les modes de consultation ?

Quels sont les types d'archives consultables à l'EFA ?

Code du patrimoine, art. L.211-1 : « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité »

Les fonds de l'EFA sont organisés selon quatre grandes collections :

• archives textuelles 
  • les archives dites « manuscrites » : elles regroupent essentiellement des archives écrites, mais aussi des tirages photographiques, des minutes de terrain, des croquis, etc. Elles représentent près de 270 m. l. 
    
  • les archives numériques natives contenant du texte, telles que rapports, tableurs, bases de données, etc.
• archives photographiques : la photothèque conserve aujourd'hui près de 800 000 clichés anciens et contemporains, parmi lesquels des négatifs noir et blanc et couleur, des plaques de verre (14 000), des diapositives et plus de 245 000 fichiers numériques.
• archives graphiques : la planothèque possède plus de 66 000 plans et dessins concernant l'architecture, la topographie, la cartographie et les objets, dont 33 000 fichiers numériques.
• estampages : la collection compte actuellement environ 8 000 pièces.

Ces archives sont pour l’essentiel des archives publiques. Seuls certains fonds et papiers d’archéologues, entrés généralement par dons, sont de nature privée.

Qu’entend-on par « consulter des archives »?

« Consulter des archives » est le fait de pouvoir accéder aux documents et prendre connaissance de leur contenu, à l’exclusion de la reproduction et de l’exploitation des documents ou informations qu’ils contiennent.

La reproduction de documents et leur exploitation font l’objet de fiches spécifiques (cf. fiches Reproduire des archives et (Ré)utiliser des archives).

Ai-je le droit d’accéder aux archives ?

L’accès aux archives publiques est un droit pour tout usager qui en fait la demande. Cet accès est toutefois encadré par la législation en vigueur. Les demandes de consultation peuvent être adressées par courrier électronique, voie postale ou bien par téléphone.

Archives manuscrites / estampages	Photothèque / planothèque
EFA – Archives 6, rue Didotou 10680 ATHÈNES GRÈCE	EFA – Photothèque/planothèque 6, rue Didotou 10680 ATHÈNES GRÈCE
+30 210 36 79 942	+30 210 36 79 918
archives@efa.gr	calliopi.christophi@efa.gr

Vous pouvez dans un premier temps consulter les outils de recherche disponibles en ligne via le site internet de l'EFA :

• pour les archives manuscrites, les instruments de recherche sont disponibles :
  • en ligne sur la base Calames pour les archives des programmes de recherche et des membres de l'EFA,
  • en version pdf sur le site internet de l'EFA pour les archives administratives.

Ces inventaires sont intégrés au fur et à mesure dans la base Archimage.

• pour les collections de la photothèque et de la planothèque, une sélection de documents est disponible sur la base Archimage, destinée à accueillir à terme l'ensemble des fonds de l'EFA.

Pour plus d'informations, consultez la page Inventaires et Catalogues des archives sur le site internet de l'EFA.

Que puis-je consulter librement ?

La plupart des archives de l’EFA sont librement consultables sur place dans le respect des droits de propriété
littéraire et artistique. Toutefois, des exceptions fixées par la législation en vigueur et listées ci-après en
retardent ou interdisent la communication.

Que puis-je consulter sous conditions ?

Concernant les archives de l'EFA, certains documents, de par la nature sensible des informations qu’ils contiennent, ne sont communicables qu’après un certain délai à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier :

• 25 ans pour les dossiers liés au secret en matière commerciale et industrielle (ex : certaines pièces des dossiers de marchés publics) ;
• 50 ans dans le cas d’une atteinte à la vie privée ou d’une appréciation ou jugement de valeur sur une personne physique, ou encore de mention d’un comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice ;
• 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé lorsqu’il y a atteinte au secret médical.
  

Pour les deux derniers cas, la communication immédiate n’est possible qu’aux seuls intéressés. Passé le délai, ils deviennent librement consultables par tous, sous réserve de ne pas être soumis à d’autres restrictions, comme par exemple le fait de contenir des données à caractère personnel.

Les archives contenant des données à caractère personnel ne sont pas communicables. Si les passages non communicables peuvent être occultés sans dénaturer le contenu des informations, une reproduction partielle pourra être proposée. Cette protection tombe au décès de la personne concernée.

Par ailleurs, la consultation des archives sous droit d’auteur et inédites est soumise à autorisation de l’auteur.

Enfin, les archives privées sont consultables selon les règles fixées par le donateur.

Y a-t-il des archives non consultables ?

Au sein de l’EFA, les archives non consultables sont :

• celles dont le délai de communication n’est pas échu (cf. supra « Que puis-je consulter sous conditions ? ») ;
• celles dont le mauvais état de conservation ne permet pas la consultation directe. Dans certains cas, une reproduction numérique peut être proposée ;
• celles dont l’état est non achevé (par exemple des documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration) ;
• celles dont les informations à caractère personnel ne peuvent être occultées.

Le service des archives doit motiver tout refus de communication.

Précisons que le droit à communication ne s’exerce plus pour les documents qui ont fait l’objet d’une mise en ligne via Internet. (cf. infra « La consultation gratuite en ligne »).

Quels sont les délais de réponse ?

Le service des archives tente de répondre dans les meilleurs délais.

Un accusé de réception vous est envoyé dans le cas d’un contact par voie électronique.

D’un point de vue réglementaire, le service des archives dispose d’un délai d’un mois pour répondre à votre demande.

Quels sont les modes de consultation ?

Lorsque les documents sont librement consultables, plusieurs modes sont envisageables.

La consultation gratuite sur place

La consultation sur place s’effectue dans les locaux dévolus à chaque collection, dans la limite des places disponibles. Elle nécessite de prendre au préalable un rendez-vous auprès de la personne responsable :

• archives manuscrites : consultation aux horaires d'ouverture de la bibliothèque, 9h-19h30, 5 cotes maximum par consultation. Contact : marie.stahl@efa.gr  ;
• photothèque/planothèque : consultation 10h-14h. Contact : calliopi.christophi@efa.gr .

L’ouverture au public du service et, plus largement, de l'EFA, est susceptible de varier. Vérifiez les annonces de l'établissement sur le site internet de l'EFA.

La consultation sous forme de reproduction

Elle n’est possible que :

• dans le cas d’un document administratif, sous réserve des droits de propriété littéraire et artistique ;
• et si l’état du document permet sa reproduction.
  
  Cette reproduction pour usage personnel est réalisée aux frais du demandeur, et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, sur un support identique à celui utilisé par l’administration. Dans le cas de documents numériques natifs ou déjà numérisés, l’envoi se fait gratuitement par voie électronique (cf. Tarifs de reproduction, délibération CA du 18 juin 2019, partie « reproduction pour étude et usage personnel »).

Pour les demandes de reproduction pour publication, consultez la fiche Reproduire des archives.

La consultation gratuite en ligne

Certains documents sont dès à présent consultables à distance via la base de gestion des archives Archimage.