Boîte à outils Vous trouverez ici une boîte à outils répertoriant les bonnes pratiques, tutoriels, etc. utiles pour gérer ses documents, de leur création à leur versement. Tutoriels Comment convertir ou renommer des fichiers par lots, lister des noms de fichiers, partager un dossier de son carnet numérique, etc. Vous trouverez ici quelques tutoriels pour vous aider à gérer vos données. Bien nommer ses fichiers Pourquoi des conventions de nommage ? Elles constituent un ensemble de règles communes, définies puis appliquées par un groupe d'utilisateurs, afin de nommer les documents informatiques enregistrés dans un système d’information. Elles permettent à chaque personne d’identifier aisément tous les documents créés et facilitent ainsi le partage de l’information au sein d'un service ou un programme de recherche. Vous trouverez ci-dessous des recommandations qui vous permettront de gérer vos fichiers au mieux. Recommandations générales Le nom du fichier doit être « signifiant » : il doit permettre d’identifier le contenu sans avoir à ouvrir le fichier. Le nom du fichier doit être s uccinct et synthétique : limiter obligatoirement le chemin de fichier à 260 caractères maximum, extension comprise proscrire les phrases complètes éviter l’emploi des verbes, adverbes, adjectifs et des mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc.) utiliser les minuscules, sauf pour les abréviations utiliser les abréviations recommandées ( cf. fiche Liste des abréviations) ou définir une liste d'abréviations commune ajouter un 0 devant les nombres de 1 à 9 pour faciliter le classement des fichiers. Caractères interdits Quatre règles simples à respecter  : pas de caractères accentués (é è ê ë à, etc.) pas caractères spéciaux (/ \ # ( ) [ ],{ } < > % * & @ $ € =, etc.) pas de ponctuation, y compris dans les sigles ( . , ; : ! ? « », etc.) pas d’espaces : utiliser uniquement l’underscore ( _ ) Éléments du nom de fichier Elément Règles Exemples À éviter Sujet Obligatoire , qualifie le sujet principal traité au sein du document. Utiliser des noms communs, écrits en lettres minuscules non accentuées. formation projet phrases, verbes, adverbes, adjectifs, articles, prépositions, pronoms, dénominations vagues (« divers », « lettre à », etc.), apostrophe, accents, guillemets, cédille. Type de séparateur Obligatoire , sépare les éléments. Utiliser l’underscore (touche 8 du clavier), à la place d’un espace. RAP_stage CONVOC_CA espaces vides. autres signes de ponctuation etcaractères spéciaux. Date Obligatoire , détermine la date de création du document, selon le degré de précision souhaité. Utiliser le format à l’américaine, AAAAMMJJ , qui permet de classer automatiquement les fichiers de même nature par ordre chronologique. Pour désigner une période, et non une date précise, utilisez un underscore. PV_20070310 (procès-verbal du 10 mars 2007) stage_201201_03 (stage effectué en janvier-mars 2012) les dates en toutes lettres : « 26 mars 2014 » Version du document Obligatoire , permet de distinguer les différentes versions d’un document. • V en majuscule suivi de deux chiffres, • VF (version finale validée). Elle se place toujours à la fin. _V01 _VF Type de document Facultatif, qualifie la nature du document (compte rendu, note, facture, etc.). Se référer à la fiche Liste des abréviations recommandées ; toute abréviation sera en majuscules. PV (procès-verbal) CR (compte rendu) ODJ (ordre du jour) Langue  Facultatif , permet de distinguer les versions en différentes langues d’un document, si elles existent. • _fr pour la version française • _gr pour la version grecque • _en pour la version anglaise Elle se place toujours après la version. _fr _en _gr   Ordre des éléments Il est conseillé de nommer les documents en allant du général au particulier (par sujet). Dans tous les cas, pensez à nommer de manière identique les fichiers similaires et ceux à l’intérieur d’un même dossier. Mode de classement  Forme du nom du document  Exemple par sujet  sujet_type_date_version_langue.extension reunion_CR_20131201_V01_gr.doc par type de document  type_sujet_date_version_langue.extension CR_reunion_20131201_V01_gr.doc chronologique par sujet date_sujet_type_version_langue.extension 20131201_reunion_CR_V01_gr.doc chronologique par type de document date_type_sujet_version_langue.extension 20131201_CR_reunion_V01_gr.doc   Liste des abréviations recommandées Pourquoi une liste des abréviations ? Une liste d’abréviations communes au sein d’un établissement tel que l’EFA permet de nommer de manière homogène les dossiers et documents informatiques enregistrés dans le système d’information. Son utilisation par collaborateur (EFA, programmes de recherche, etc.) :  contribue à l’amélioration de la gestion documentaire facilite le partage de l’information et la continuité de service. Ces abréviations sont complémentaires d’autres pratiques (cf. fiche Bien nommer ses fichiers ). Liste des abréviations recommandées Codes des services de l'EFA et du ResEFE EFA Code ResEFE Code Archives ARC Casa Velazquez CVZ Bibliothèque BIB École française d'Athènes EFA Direction DIR École française d'Extrême-Orient EFEO Direction des études DET École française de Rome EFR Éditions EDI Institut français d'archéologie orientale IFAO Service administratif ADM Réseau des écoles françaises à l'étranger ResEFE Service comptable et financier SCF Service informatique SI Typologie des documents A Type de document Code Type de document Code Acte ACTE Arrêté de promotion d'échelon PROMECH Acte d'engagement AE Arrêté de subvention ASUB Accusé de réception AR Arrêté de titularisation ATIT Affiche AFFI Arrêté de versement AVMT Agenda AGD Attestation ATTES Annexe ANN Autorisation AUTOR Annonce ANNON Autorisation d'engagement AE Annuaire ANNU Avant-projet détaillé APD Appel d'offre AO Avant-projet sommaire APS Arrêt de travail AT Avenant AVN Arrêté ARR Avis AVIS Arrêté d'affectation AAFF Avis de vacance de poste AVP Arrêté de détachement ADET Avis favorable AVFAV Arrêté de nomination ANOM Avis motivé AVMTV B Type de document Code Type de document Code Barème BAR Bordereau d'envoi be Base de données BDD Bordereau de versement BV Bibliographie BIBLIO Bordereau des prix unitaires BPU Bilan BIL Brochure BROCH Bilan comptable BILCOM Budget BUDG Bilan social BILSOC Budget initial BI Bon à façonner BAF Budget rectificatif BR Bon à tirer BAT Bulletin de vote BULL Bon de commande BC Bulletin officiel de l'Éducation nationale BOEN Bon de livraison BL Bulletin officiel de l'Enseignement supérieur BOESR Bordereau d'élimination BEL   C Type de document Code Type de document Code Cahier des charges CDC Compte financier COFI Cahier des clauses techniques particulières CCTP Compte-rendu CR Caher des clauses administratives particulières CCAP Consigne CONS Calendrier CAL Constat d'état CETAT Carte de vœux  CARVOE Contrat CONTR Carton d'invitation CARINV Convention CONV Catalogue CATAL Convention-cadre CONVCAD Certificat CERTIF Convention de coopération CONVCOOP Certificat de cessation de paiement CPAI Convention de stage CONVSTAG Certificat d'immatriculation CI Convocation CONVOC Certificat médical CMED Correspondance CORRES Charte CHAR Crédit de paiement CP Circulaire CIRC Curriculum vitae CV Communiqué de presse COMPRE   D Type de document Code Type de document Code Décharge DECH Diplôme DIPL Décision DEC Discours DISC Déclaration DECL Document / documentation DOCU Délégation de signature DEL Documentation technique DT Délibération DELIB Document unique d'évaluation des risques DUER Demande DMDE Dossier DOSS Devis DEV Dossier de consultation des entreprises DCE Diagnostic DIAG Dossier des ouvrages exécutés DOE E Type de document Code Type de document Code Entretien annuel ENT État des services ESERV Enquête ENQ Étude ETU Épreuve (publication) EP Évaluation EVAL F Type de document Code Type de document Code Facture FACT Fiche de resneignement FREN Fascicule FASC Fiche pratique FP Fiche FICH Formulaire FORM Fiche de poste FDP     G Type de document Code Type de document Code Guide GUI     I Type de document Code Type de document Code Instruction INSTR Inventaire INV Instrument de recherche IR     J Type de document Code Type de document Code Journal officiel JO     L Type de document Code Type de document Code Lettre LETT Lettre envoyée LE Lettre d'acceptation LACPT Lettre reçue LR Lettre d'intention LINT Liste LISTE Lettre de candidature / de motivation LC Liste d'aptitude LA Lettre de recommandation LREC Liste d'émargement EMARG Lettre de mission LM     M Type de document Code Type de document Code Mandat MDT Mémoire MEM Manuel MAN Modèle MODEL Manuscrit MS     N Type de document Code Type de document Code Newsletter NL Note de service NS Note NOTE Notice technique NT Note de frais NTFR Notification NOTIF O Type de document Code Type de document Code Ordonnance ORD Ordre du jour ODJ Ordre de misison OM Organigramme ORGA P Type de document Code Type de document Code Panneau d'exposition PANN Procédure PROC Photographie PHOTO Procès-verbal PV Plan PLAN Procès-verbal d'installation PVINST Plan de classement PDC Procuration PROCU Plan de formation PDF Programme PROGR Planning PLANNI Projet PROJ Présentation PT Publication PUB Q Type de document Code Type de document Code Questionnaire QUES     R Type de document Code Type de document Code Rapport RAP Règlement REGL Rapport d'activité RAPAC Règlement intérieur RI Rapport d'aptitude RAPAP Relevé d'identité bancaire RIB Rapport de stage RAPST Relevé de décision RD Registre REGI Répertoire REP S Type de document Code Type de document Code Schéma SCH Statistique STAT Schéma directeur immobilier SDI Statut STATUT Schéma pluri-annuel de stratégie immobilière SPSI Sujet (de concours) SUJ Service fait SF Synthèse SYNT Spécifications techniques ST     T Type de document Code Type de document Code Tableau TAB Tableau de gestion TG Tableau comparatif TABCOMP Tableau de bord TB Tableau d'avancement TA Tableau financier TABFIN V Type de document Code Type de document Code Vademecum VM   Partager un dossier sur son carnet numérique Cette fiche pratique a été conçue pour expliciter la procédure de partage public d’un lien vers le dossier d’un carnet numérique Nextcloud, en vue du versement annuel des fichiers numériques produits lors de la mission au service des archives de l’EFA (cf. fiche Comment verser ses archives ?). Les fichiers doivent au préalable avoir été triés et classés, de préférence au moyen d’un cadre de classement type, dont l’arborescence est téléchargeable en ligne. 1. En face du dossier  Archives que vous souhaitez partager, cliquez sur l’icône  à droite du titre 2. Une fenêtre s’ouvre à droite. Cliquez sur le + à droite de Lien de partage. 3. Puis cliquez sur les trois petits points qui s’affichent et dans la liste choisissez Autoriser l’ajout et la modification . 4.    Cliquez sur Copier dans le presse-papier . Vous pouvez coller ce lien dans le message que vous adresserez au service des archives pour nous informer que votre versement est prêt à être récupéré. Nous vous confirmerons la bonne réception des fichiers. Renommer des fichiers par lots Plusieurs méthodes existent pour renommer par lot les fichiers d’un ou plusieurs répertoires. Celle que nous vous proposons ci dessous utilise l’outil gratuit XnView, mais bien d’autres existent avec les mêmes fonctionnalités.  Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil. Avant de renommer  si les noms de vos fichiers correspondent à la légende du document, il peut être intéressant de récupérer ces informations sous forme de liste avant de procéder au renommage (cf. fiche Lister les noms de fichiers d’un répertoire) classez vos fichiers (le renommage se fera dans l’ordre du nom des anciens fichiers) faites une copie des fichiers que vous souhaitez renommer et conservez toujours une version de sauvegarde avant renommage , sur laquelle vous pouvez revenir en cas d’erreur. En effet, la plupart des logiciels de renommage ne permettent pas de revenir à la version antérieure après avoir appliqué le changement de nom. Procédure 1. Installez XnView 2. Dans l’arborescence à gauche, cliquer sur le dossier contenant les fichiers à lister ; les noms des fichiers s’affichent à droite.  3. Vérifiez que l’ordre des fichiers affiché dans XnView correspond bien à l’ordre affiché dans votre explorateur de fichiers. 4. Dans le menu Outils, sélectionner Renommer par lot… 5. Une boîte de dialogue s’ouvre Cochez Modèle du nom : tapez le code versement en N fourni par la photothèque, puis un tiret et 3 ou 4 dièses, en fonction de nombre de photos que vous devez renommer (de 001 à 999 : 3 dièses ; à partir de 1000 à 9999 : 4 dièses, etc.) Vous pouvez choisir le chiffre à partir duquel débuter la renumérotation en renseignant la case Début ; enfin, tapez 1 dans la case Pas Si vous désirez uniformiser l’extension, cocher Extension et indiquez l’extension Vérifiez bien que le résultat affiché dans la colonne Nouveau nom correspond bien à ce que vous souhaitez Puis cliquez sur Renommer. Vos fichiers sont renommés. Récupérer ses noms de fichiers sous forme de liste Plusieurs méthodes existent pour récupérer les noms de fichiers (et autres métadonnées liées) stockés dans un répertoire. Ces procédures peuvent vous être utiles, notamment si vos dossiers et/ou fichiers reprennent tout ou partie des informations demandées pour l’inventaire des archives. L'application EFA Lister des images Louis Mulot a développé une application permettant d’obtenir la liste des images d’un dossier. Cette application peut être mise à disposition sur demande dans le cadre des missions EFA. Procédure 1. Installer l’application  ListerLesImages.  Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil. 2. Pour l’ouvrir, double-cliquer sur le fichier application ListerLesImages ; une fenêtre s’ouvre. 3. Dans le champ du haut, cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le dossier contenant les images. 4. Dans le champ du bas, cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le nom du fichier à créer et l’endroit où l’enregistrer. 5. Cliquer sur le bouton Lancer l’opération ; lorsque l’extraction est terminée, une boîte de dialogue s’ouvre Voulez-vous ouvrir le fichier xls ? ; cliquer sur Oui. Le tableur est créé. L'application XnView Xnview est une application gratuite de visualisation et de conversion d'images. Elle permet notamment de renommer des fichiers par lots et de récupérer des noms de fichiers sous forme de liste. Procédure 1. Installer XnView.  Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil. 2. Dans l’arborescence à gauche, cliquer sur le dossier contenant les fichiers à lister ; les noms des fichiers s’affichent à droite ; sélectionner tous les noms (cliquer dans la liste et taper Crtl+A). 3. Dans le menu Créer , sélectionner Générer la liste des fichiers… 4. Une boîte de dialogue s’ouvre ; sélectionner vos paramètres (au minimum cocher Entête , Nom de fichier et Format csv) puis cliquer sur OK. 5. Une fenêtre s’ouvre ; enregistrer la liste à l’endroit souhaité. La liste est créée. L'application Directory List & Print Directory List & Print Pro est une application qui permet de lister et d'imprimer le contenu des dossiers et des répertoires. La version basique est gratuite. Procédure 1. Installer Directory List & Print (la version basique est gratuite).  Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil. 2. Dans l’onglet 1 Répertoire , naviguer dans l’arborescence jusqu’au dossier contenant les fichiers à lister ; sélectionner le dossier par un clic gauche. 3. Dans l’onglet 2 Colonnes , fenêtre de gauche, sélectionner les champs que vous souhaitez récupérer en double-cliquant sur le nom ; celui-ci s’ajoute dans la liste de droite (pour ôter un nom double-cliquer dans la liste de droite, le nom s’effacera). 4. Dans l’onglet 3 Affichage , paramétrer les options d’affichage comme souhaité. 5. Cliquer sur le bouton 5 Créer/mettre à jour la liste . 6. Dans l’onglet Sortie , cliquer sur le bouton Excel. Le fichier s’ouvre, il suffit de l’enregistrer. D’autres outils existent (Renamer, etc.), n’hésitez pas à choisir celui qui convient le mieux à votre pratique.