# Boîte à outils
Vous trouverez ici une boîte à outils répertoriant les bonnes pratiques, tutoriels, etc. utiles pour gérer ses documents, de leur création à leur versement.
# Tutoriels
Comment convertir ou renommer des fichiers par lots, lister des noms de fichiers, partager un dossier de son carnet numérique, etc. Vous trouverez ici quelques tutoriels pour vous aider à gérer vos données.
# Bien nommer ses fichiers
#### Pourquoi des conventions de nommage ?
Elles constituent un ensemble de règles communes, définies puis appliquées par un groupe d'utilisateurs, afin de nommer les documents informatiques enregistrés dans un système d’information. Elles permettent à chaque personne d’identifier aisément tous les documents créés et facilitent ainsi le partage de l’information au sein d'un service ou un programme de recherche.
Vous trouverez ci-dessous des recommandations qui vous permettront de gérer vos fichiers au mieux.
#### Recommandations générales
Le nom du fichier doit être « **signifiant** » : il doit permettre d’identifier le contenu sans avoir à ouvrir le fichier.
Le nom du fichier doit être s**uccinct et synthétique** :
limiter obligatoirement le chemin de fichier à 260 caractères maximum, extension comprise
proscrire les phrases complètes
éviter l’emploi des verbes, adverbes, adjectifs et des mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc.)
utiliser les minuscules, sauf pour les abréviations
utiliser les abréviations recommandées (*cf.* fiche Liste des abréviations) ou définir une liste d'abréviations commune
ajouter un 0 devant les nombres de 1 à 9 pour faciliter le classement des fichiers.
#### Caractères interdits
Quatre règles simples à respecter :
pas de caractères accentués (é è ê ë à, etc.)
pas caractères spéciaux (/ \\ # ( ) \[ \],{ } < > % \* & @ $ € =, etc.)
pas de ponctuation, y compris dans les sigles ( . , ; : ! ? « », etc.)
pas d’espaces : utiliser uniquement l’underscore ( \_ )
#### Éléments du nom de fichier
| Elément
| Règles
| Exemples
| À éviter
|
| **Sujet**
| **Obligatoire**, qualifie le sujet principal traité au sein du document.
Utiliser des noms communs, écrits en lettres minuscules non accentuées. | formation
projet | phrases, verbes, adverbes,
adjectifs, articles, prépositions,
pronoms, dénominations vagues (« divers », « lettre à », etc.), apostrophe, accents, guillemets, cédille. |
| **Type de séparateur** | **Obligatoire**, sépare les éléments.
Utiliser l’underscore (touche 8 du clavier), à la place d’un espace. | RAP\_stage
CONVOC\_CA | espaces vides.
autres signes de ponctuation etcaractères spéciaux. |
| **Date** | **Obligatoire**, détermine la date de création du document, selon le degré de précision souhaité.
Utiliser le format à l’américaine, **AAAAMMJJ**, qui permet de classer automatiquement les fichiers de même nature par ordre
chronologique. Pour désigner une période, et non une date précise, utilisez un underscore. | PV\_20070310
(procès-verbal du 10 mars 2007)
stage\_201201\_03
(stage effectué en
janvier-mars 2012) | les dates en toutes lettres : « 26 mars 2014 » |
| **Version du document** | **Obligatoire**, permet de distinguer les
différentes versions d’un document.
• V en majuscule suivi de deux chiffres,
• VF (version finale validée).
Elle se place toujours à la fin. | \_V01
\_VF |
|
| **Type de document** | **Facultatif,** qualifie la nature du document (compte rendu, note, facture, etc.).
Se référer à la fiche Liste des abréviations recommandées ; toute abréviation sera en majuscules. | PV (procès-verbal)
CR (compte rendu)
ODJ (ordre du jour) |
|
| **Langue** | **Facultatif**, permet de distinguer les
versions en différentes langues d’un
document, si elles existent.
• \_fr pour la version française
• \_gr pour la version grecque
• \_en pour la version anglaise
Elle se place toujours après la version. | \_fr
\_en
\_gr
| |
#### Ordre des éléments
Il est conseillé de nommer les documents en allant du général au particulier (par sujet).
Dans tous les cas, pensez à nommer de manière identique les fichiers similaires et ceux à l’intérieur d’un même dossier.
| Mode de classement | Forme du nom du document | Exemple |
| **par sujet** | sujet\_type\_date\_version\_langue.extension | reunion\_CR\_20131201\_V01\_gr.doc |
| **par type de document** | type\_sujet\_date\_version\_langue.extension | CR\_reunion\_20131201\_V01\_gr.doc |
| **chronologique par sujet** | date\_sujet\_type\_version\_langue.extension | 20131201\_reunion\_CR\_V01\_gr.doc |
| **chronologique par type de document** | date\_type\_sujet\_version\_langue.extension | 20131201\_CR\_reunion\_V01\_gr.doc |
# Liste des abréviations recommandées
#### Pourquoi une liste des abréviations ?
Une liste d’abréviations communes au sein d’un établissement tel que l’EFA permet de nommer de manière homogène les dossiers et documents informatiques enregistrés dans le système d’information.
Son utilisation par collaborateur (EFA, programmes de recherche, etc.) :
- contribue à l’amélioration de la gestion documentaire
- facilite le partage de l’information et la continuité de service.
Ces abréviations sont complémentaires d’autres pratiques (cf. fiche [Bien nommer ses fichiers](https://fiches-pratiques.efa.gr/books/bonnes-pratiques/page/bien-nommer-ses-fichiers)).
#### Liste des abréviations recommandées
##### Codes des services de l'EFA et du ResEFE
| EFA
| Code
|
| ResEFE
| Code
|
| **Archives**
| ARC
|
| **Casa Velazquez**
| CVZ
|
| **Bibliothèque**
| BIB
|
| **École française d'Athènes**
| EFA
|
| **Direction**
| DIR
|
| **École française d'Extrême-Orient**
| EFEO
|
| **Direction des études**
| DET
|
| **École française de Rome**
| EFR
|
| **Éditions** | EDI |
| **Institut français d'archéologie orientale**
| IFAO
|
| **Service administratif**
| ADM
|
| **Réseau des écoles françaises à l'étranger**
| ResEFE
|
| **Service comptable et financier**
| SCF |
|
|
|
| **Service informatique**
| SI
|
|
|
|
##### Typologie des documents
**A**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Acte** | ACTE |
| Arrêté de promotion d'échelon
| PROMECH |
| Acte d'engagement | AE |
| Arrêté de subvention
| ASUB |
| **Accusé de réception** | AR |
| Arrêté de titularisation
| ATIT |
| **Affiche**
| AFFI |
| Arrêté de versement
| AVMT |
| **Agenda** | AGD |
| **Attestation** | ATTES |
| **Annexe** | ANN |
| **Autorisation** | AUTOR |
| **Annonce** | ANNON |
| Autorisation d'engagement
| AE
|
| **Annuaire** | ANNU |
| **Avant-projet détaillé** | APD |
| **Appel d'offre**
| AO
|
| **Avant-projet sommaire**
| APS
|
| **Arrêt de travail**
| AT
|
| **Avenant**
| AVN
|
| **Arrêté**
| ARR
|
| **Avis**
| AVIS
|
| Arrêté d'affectation
| AAFF
|
| Avis de vacance de poste
| AVP
|
| Arrêté de détachement
| ADET
|
| Avis favorable
| AVFAV
|
| Arrêté de nomination
| ANOM
|
| Avis motivé
| AVMTV
|
**B**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Barème** | BAR |
| **Bordereau d'envoi** | be |
| **Base de données** | BDD |
| **Bordereau de versement** | BV |
| **Bibliographie** | BIBLIO |
| **Bordereau des prix unitaires** | BPU |
| **Bilan** | BIL |
| **Brochure** | BROCH |
| Bilan comptable | BILCOM |
| **Budget** | BUDG |
| Bilan social | BILSOC |
| Budget initial | BI |
| **Bon à façonner** | BAF |
| Budget rectificatif | BR |
| **Bon à tirer** | BAT |
| **Bulletin de vote** | BULL
|
| **Bon de commande** | BC |
| **Bulletin officiel de l'Éducation nationale** | BOEN |
| **Bon de livraison** | BL
|
| **Bulletin officiel de l'Enseignement supérieur** | BOESR
|
| **Bordereau d'élimination** | BEL
|
| |
|
**C**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Cahier des charges** | CDC |
| **Compte financier** | COFI |
| **Cahier des clauses techniques particulières** | CCTP |
| **Compte-rendu** | CR |
| **Caher des clauses administratives particulières** | CCAP |
| **Consigne** | CONS |
| **Calendrier** | CAL |
| **Constat d'état** | CETAT |
| **Carte de vœux** | CARVOE |
| **Contrat** | CONTR |
| **Carton d'invitation** | CARINV |
| **Convention** | CONV |
| **Catalogue** | CATAL |
| Convention-cadre | CONVCAD
|
| **Certificat** | CERTIF |
| Convention de coopération | CONVCOOP |
| Certificat de cessation de paiement | CPAI
|
| Convention de stage | CONVSTAG
|
| Certificat d'immatriculation | CI
|
| **Convocation** | CONVOC
|
| Certificat médical | CMED
|
| **Correspondance** | CORRES
|
| **Charte** | CHAR
|
| **Crédit de paiement** | CP
|
| **Circulaire** | CIRC
|
| **Curriculum vitae** | CV
|
| **Communiqué de presse** | COMPRE
|
| |
|
**D**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Décharge** | DECH |
| **Diplôme** | DIPL |
| **Décision** | DEC |
| **Discours** | DISC |
| **Déclaration** | DECL |
| **Document / documentation** | DOCU |
| **Délégation de signature** | DEL |
| Documentation technique | DT |
| **Délibération** | DELIB |
| Document unique d'évaluation des risques | DUER |
| **Demande** | DMDE |
| **Dossier** | DOSS |
| **Devis** | DEV |
| Dossier de consultation des entreprises | DCE
|
| **Diagnostic** | DIAG |
| Dossier des ouvrages exécutés | DOE |
**E**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Entretien annuel** | ENT |
| **État des services** | ESERV |
| **Enquête** | ENQ |
| **Étude** | ETU |
| **Épreuve (publication)** | EP |
| **Évaluation** | EVAL |
**F**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Facture** | FACT |
| Fiche de resneignement | FREN |
| **Fascicule** | FASC |
| Fiche pratique | FP |
| **Fiche** | FICH |
| **Formulaire** | FORM |
| Fiche de poste | FDP |
| | |
**G**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Guide** | GUI |
| | |
**I**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Instruction** | INSTR |
| **Inventaire** | INV |
| **Instrument de recherche** | IR |
| | |
**J**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Journal officiel** | JO |
| | |
**L**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Lettre** | LETT |
| Lettre envoyée | LE |
| Lettre d'acceptation | LACPT |
| Lettre reçue
| LR |
| Lettre d'intention | LINT |
| **Liste** | LISTE |
| Lettre de candidature / de motivation
| LC |
| Liste d'aptitude | LA |
| Lettre de recommandation
| LREC |
| Liste d'émargement | EMARG |
| Lettre de mission
| LM |
| | |
**M**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Mandat** | MDT |
| **Mémoire** | MEM |
| **Manuel** | MAN |
| **Modèle** | MODEL |
| **Manuscrit** | MS |
| | |
**N**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Newsletter** | NL |
| Note de service | NS |
| **Note** | NOTE |
| **Notice technique** | NT |
| Note de frais | NTFR |
| **Notification** | NOTIF |
**O**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Ordonnance** | ORD |
| **Ordre du jour** | ODJ |
| **Ordre de misison** | OM |
| **Organigramme** | ORGA |
**P**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Panneau d'exposition** | PANN |
| **Procédure** | PROC |
| **Photographie** | PHOTO |
| **Procès-verbal** | PV |
| **Plan** | PLAN |
| Procès-verbal d'installation | PVINST |
| Plan de classement | PDC |
| **Procuration** | PROCU |
| Plan de formation | PDF |
| **Programme** | PROGR |
| **Planning** | PLANNI |
| **Projet** | PROJ |
| **Présentation** | PT |
| **Publication** | PUB
|
**Q**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Questionnaire** | QUES |
| | |
**R**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Rapport** | RAP |
| **Règlement** | REGL |
| Rapport d'activité | RAPAC |
| Règlement intérieur | RI |
| Rapport d'aptitude | RAPAP |
| **Relevé d'identité bancaire** | RIB |
| Rapport de stage | RAPST |
| **Relevé de décision** | RD |
| **Registre** | REGI |
| **Répertoire** | REP |
**S**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Schéma** | SCH |
| **Statistique** | STAT |
| Schéma directeur immobilier | SDI |
| **Statut** | STATUT |
| Schéma pluri-annuel de stratégie immobilière | SPSI |
| **Sujet (de concours)**
| SUJ |
| **Service fait** | SF |
| **Synthèse** | SYNT |
| **Spécifications techniques** | ST |
| | |
**T**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Tableau** | TAB |
| Tableau de gestion | TG |
| Tableau comparatif
| TABCOMP |
| Tableau de bord
| TB |
| Tableau d'avancement | TA |
| Tableau financier
| TABFIN |
**V**
| Type de document
| Code
|
| Type de document
| Code
|
| **Vademecum** | VM |
| |
|
# Partager un dossier sur son carnet numérique
Cette fiche pratique a été conçue pour expliciter la procédure de partage public d’un lien vers le dossier d’un carnet numérique Nextcloud, en vue du versement annuel des fichiers numériques produits lors de la mission au service des archives de l’EFA (cf. fiche Comment verser ses archives ?).
Les fichiers doivent au préalable avoir été triés et classés, de préférence au moyen d’un cadre de classement type, dont l’arborescence est téléchargeable en ligne.
##### 1. En face du dossier *Archives* que vous souhaitez partager, cliquez sur l’icône [](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/image.png)à droite du titre
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/KUCimage.png)
##### 2. Une fenêtre s’ouvre à droite. Cliquez sur le + à droite de Lien de partage.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/WS9image.png)
##### 3. Puis cliquez sur les trois petits points qui s’affichent et dans la liste choisissez *Autoriser l’ajout et la modification*.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/OgSimage.png)
##### 4. Cliquez sur *Copier dans le presse-papier*.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/L0Ximage.png)
Vous pouvez coller ce lien dans le message que vous adresserez au service des archives pour nous informer que votre versement est prêt à être récupéré. Nous vous confirmerons la bonne réception des fichiers.
# Renommer des fichiers par lots
Plusieurs méthodes existent pour renommer par lot les fichiers d’un ou plusieurs répertoires. Celle que nous vous proposons ci dessous utilise l’outil gratuit XnView, mais bien d’autres existent avec les mêmes fonctionnalités.
Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.
#### Avant de renommer
- si les noms de vos fichiers correspondent à la légende du document, il peut être intéressant de récupérer ces informations sous forme de liste avant de procéder au renommage (cf. fiche Lister les noms de fichiers d’un répertoire)
- classez vos fichiers (le renommage se fera dans l’ordre du nom des anciens fichiers)
- faites une copie des fichiers que vous souhaitez renommer et **conservez toujours une version de sauvegarde avant renommage**, sur laquelle vous pouvez revenir en cas d’erreur. En effet, la plupart des logiciels de renommage ne permettent pas de revenir à la version antérieure après avoir appliqué le changement de nom.
#### Procédure
##### 1. Installez XnView
##### 2. Dans l’arborescence à gauche, cliquer sur le dossier contenant les fichiers à lister ; les noms des fichiers s’affichent à droite.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/VJKimage.png)
##### 3. Vérifiez que l’ordre des fichiers affiché dans XnView correspond bien à l’ordre affiché dans votre explorateur de fichiers.
##### 4. Dans le menu Outils, sélectionner *Renommer par lot…*
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/0V7image.png)
##### 5. Une boîte de dialogue s’ouvre
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/2sIimage.png)
- Cochez *Modèle du nom* : tapez le code versement en N fourni par la photothèque, puis un tiret et 3 ou 4 dièses, en fonction de nombre de photos que vous devez renommer (de 001 à 999 : 3 dièses ; à partir de 1000 à 9999 : 4 dièses, etc.)
- Vous pouvez choisir le chiffre à partir duquel débuter la renumérotation en renseignant la case *Début* ; enfin, tapez 1 dans la case *Pas*
- Si vous désirez uniformiser l’extension, cocher *Extension* et indiquez l’extension
- Vérifiez bien que le résultat affiché dans la colonne *Nouveau nom* correspond bien à ce que vous souhaitez
- Puis cliquez sur Renommer.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/Jvoimage.png)
##### Vos fichiers sont renommés.
# Récupérer ses noms de fichiers sous forme de liste
Plusieurs méthodes existent pour récupérer les noms de fichiers (et autres métadonnées liées) stockés dans un répertoire. Ces procédures peuvent vous être utiles, notamment si vos dossiers et/ou fichiers reprennent tout ou partie des informations demandées pour l’inventaire des archives.
#### L'application EFA Lister des images
Louis Mulot a développé une application permettant d’obtenir la liste des images d’un dossier. Cette application peut être mise à disposition sur demande dans le cadre des missions EFA.
Procédure
##### 1. Installer l’application *ListerLesImages.*
Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.
##### 2. Pour l’ouvrir, double-cliquer sur le fichier application ListerLesImages ; une fenêtre s’ouvre.
##### 3. Dans le champ du haut, cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le dossier contenant les images.
##### 4. Dans le champ du bas, cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le nom du fichier à créer et l’endroit où l’enregistrer.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/efa-01.jpg)
##### 5. Cliquer sur le bouton *Lancer l’opération* ; lorsque l’extraction est terminée, une boîte de dialogue s’ouvre *Voulez-vous ouvrir le fichier xls* ? ; cliquer sur Oui.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/efa-02.jpg)
##### Le tableur est créé.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/efa-03.jpg)
Procédure
##### 1. Installer XnView.
Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.
##### 2. Dans l’arborescence à gauche, cliquer sur le dossier contenant les fichiers à lister ; les noms des fichiers s’affichent à droite ; sélectionner tous les noms (cliquer dans la liste et taper Crtl+A).
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/xnview-01.jpg)
##### 3. Dans le menu *Créer*, sélectionner *Générer la liste des fichiers…*
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/xnview-02.jpg)
##### 4. Une boîte de dialogue s’ouvre ; sélectionner vos paramètres (au minimum cocher *Entête*, *Nom de fichier* et *Format* csv) puis cliquer sur OK.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/xnview-03.jpg)
##### [](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/xnview-04.jpg)
##### 5. Une fenêtre s’ouvre ; enregistrer la liste à l’endroit souhaité.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/xnview-05.jpg)
##### La liste est créée.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/xnview-06.jpg)
Procédure
##### 1. Installer Directory List & Print (la version basique est gratuite).
Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.
##### 2. Dans l’onglet 1 *Répertoire*, naviguer dans l’arborescence jusqu’au dossier contenant les fichiers à lister ; sélectionner le dossier par un clic gauche.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/dlp-01.jpg)
##### 3. Dans l’onglet 2 *Colonnes*, fenêtre de gauche, sélectionner les champs que vous souhaitez récupérer en double-cliquant sur le nom ; celui-ci s’ajoute dans la liste de droite (pour ôter un nom double-cliquer dans la liste de droite, le nom s’effacera).
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/dlp-02.jpg)
##### 4. Dans l’onglet 3 *Affichage*, paramétrer les options d’affichage comme souhaité.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/dlp-03.jpg)
##### 5. Cliquer sur le bouton 5 *Créer/mettre à jour la liste*.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/dlp-04.jpg)
##### 6. Dans l’onglet *Sortie*, cliquer sur le bouton Excel.
[](https://fiches-pratiques.efa.gr/uploads/images/gallery/2024-01/dlp-05.jpg)
##### Le fichier s’ouvre, il suffit de l’enregistrer.