Boîte à outils

Vous trouverez ici une boîte à outils répertoriant les bonnes pratiques, tutoriels, etc. utiles pour gérer ses documents, de leur création à leur versement.

Tutoriels

Comment convertir ou renommer des fichiers par lots, lister des noms de fichiers, partager un dossier de son carnet numérique, etc. Vous trouverez ici quelques tutoriels pour vous aider à gérer vos données.

Tutoriels

Bien nommer ses fichiers

Pourquoi des conventions de nommage ?

Elles constituent un ensemble de règles communes, définies puis appliquées par un groupe d'utilisateurs, afin de nommer les documents informatiques enregistrés dans un système d’information. Elles permettent à chaque personne d’identifier aisément tous les documents créés et facilitent ainsi le partage de l’information au sein d'un service ou un programme de recherche.

Vous trouverez ci-dessous des recommandations qui vous permettront de gérer vos fichiers au mieux.

Recommandations générales

Le nom du fichier doit être « signifiant » : il doit permettre d’identifier le contenu sans avoir à ouvrir le fichier.

Le nom du fichier doit être succinct et synthétique :

limiter obligatoirement le chemin de fichier à 260 caractères maximum, extension comprise

proscrire les phrases complètes

éviter l’emploi des verbes, adverbes, adjectifs et des mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc.)

utiliser les minuscules, sauf pour les abréviations

utiliser les abréviations recommandées (cf. fiche Liste des abréviations) ou définir une liste d'abréviations commune

ajouter un 0 devant les nombres de 1 à 9 pour faciliter le classement des fichiers.

Caractères interdits

Quatre règles simples à respecter  :

pas de caractères accentués (é è ê ë à, etc.)

pas caractères spéciaux (/ \ # ( ) [ ],{ } < > % * & @ $ € =, etc.)

pas de ponctuation, y compris dans les sigles ( . , ; : ! ? « », etc.)

pas d’espaces : utiliser uniquement l’underscore ( _ )

Éléments du nom de fichier

Elément
Règles
Exemples
À éviter
Sujet
Obligatoire, qualifie le sujet principal traité au sein du document.
Utiliser des noms communs, écrits en lettres minuscules non accentuées.
formation
projet
phrases, verbes, adverbes,
adjectifs, articles, prépositions,
pronoms, dénominations vagues (« divers », « lettre à », etc.), apostrophe, accents, guillemets, cédille.
Type de séparateur Obligatoire, sépare les éléments.
Utiliser l’underscore (touche 8 du clavier), à la place d’un espace.
RAP_stage
CONVOC_CA
espaces vides.
autres signes de ponctuation etcaractères spéciaux.
Date Obligatoire, détermine la date de création du document, selon le degré de précision souhaité.
Utiliser le format à l’américaine, AAAAMMJJ, qui permet de classer automatiquement les fichiers de même nature par ordre
chronologique. Pour désigner une période, et non une date précise, utilisez un underscore.
PV_20070310
(procès-verbal du 10 mars 2007)
stage_201201_03
(stage effectué en
janvier-mars 2012)
les dates en toutes lettres :    « 26 mars 2014 »
Version du document Obligatoire, permet de distinguer les
différentes versions d’un document.
• V en majuscule suivi de deux chiffres,
• VF (version finale validée).
Elle se place toujours à la fin.
_V01
_VF

Type de document Facultatif, qualifie la nature du document (compte rendu, note, facture, etc.).
Se référer à la fiche Liste des abréviations recommandées ; toute abréviation sera en majuscules.
PV (procès-verbal)
CR (compte rendu)
ODJ (ordre du jour)

Langue  Facultatif, permet de distinguer les
versions en différentes langues d’un
document, si elles existent.
• _fr pour la version française
• _gr pour la version grecque
• _en pour la version anglaise
Elle se place toujours après la version.

_fr

_en
_gr

 

Ordre des éléments

Il est conseillé de nommer les documents en allant du général au particulier (par sujet).

Dans tous les cas, pensez à nommer de manière identique les fichiers similaires et ceux à l’intérieur d’un même dossier.

Mode de classement  Forme du nom du document  Exemple
par sujet  sujet_type_date_version_langue.extension reunion_CR_20131201_V01_gr.doc
par type de document  type_sujet_date_version_langue.extension CR_reunion_20131201_V01_gr.doc
chronologique par sujet date_sujet_type_version_langue.extension 20131201_reunion_CR_V01_gr.doc
chronologique par type de document date_type_sujet_version_langue.extension 20131201_CR_reunion_V01_gr.doc

 

Tutoriels

Liste des abréviations recommandées

Pourquoi une liste des abréviations ?

Une liste d’abréviations communes au sein d’un établissement tel que l’EFA permet de nommer de manière homogène les dossiers et documents informatiques enregistrés dans le système d’information.

Son utilisation par collaborateur (EFA, programmes de recherche, etc.) :

Ces abréviations sont complémentaires d’autres pratiques (cf. fiche Bien nommer ses fichiers).

Liste des abréviations recommandées

Codes des services de l'EFA et du ResEFE
EFA
Code

ResEFE
Code
Archives
ARC

Casa Velazquez
CVZ
Bibliothèque
BIB

École française d'Athènes
EFA
Direction
DIR

École française d'Extrême-Orient
EFEO
Direction des études
DET

École française de Rome
EFR
Publication
PUB

Institut français d'archéologie orientale
IFAO
Service administratif
ADM

Réseau des écoles françaises à l'étranger
ResEFE
Service comptable et financier
SCF


Service informatique
SI



Typologie des documents

A

Type de document
Code

Type de document
Code
Acte ACTE
    Arrêté de promotion d'échelon
PROMECH
    Acte d'engagement AE
    Arrêté de subvention
ASUB
Accusé de réception AR
    Arrêté de titularisation
ATIT

Affiche

AFFI
    Arrêté de versement
AVMT
Agenda AGD
Attestation ATTES
Annexe ANN
Autorisation AUTOR
Annonce ANNON
    Autorisation d'engagement
AE
Annuaire ANNU
Avant-projet détaillé APD
Appel d'offre
AO

Avant-projet sommaire
APS
Arrêt de travail
AT

Avenant
AVN
Arrêté
ARR

Avis
AVIS
    Arrêté d'affectation
AAFF

    Avis de vacance de poste
AVP
    Arrêté de détachement
ADET

    Avis favorable
AVFAV
    Arrêté de nomination
ANOM

    Avis motivé
AVMTV

B

Type de document
Code

Type de document
Code
Barème BAR
Bordereau d'envoi be
Base de données BDD
Bordereau de versement BV
Bibliographie BIBLIO
Bordereau des prix unitaires BPU
Bilan BIL
Brochure BROCH
    Bilan comptable BILCOM
Budget BUDG
    Bilan social BILSOC
    Budget initial BI
Bon à façonner BAF
    Budget rectificatif BR
Bon à tirer BAT
Bulletin de vote BULL
Bon de commande BC
Bulletin officiel de l'Éducation nationale BOEN
Bon de livraison BL

Bulletin officiel de l'Enseignement supérieur BOESR
Bordereau d'élimination BEL

 

C

Type de document
Code

Type de document
Code
Cahier des charges CDC
Compte financier COFI
Cahier des clauses techniques particulières CCTP
Compte-rendu CR
Caher des clauses administratives particulières CCAP
Consigne CONS
Calendrier CAL
Constat d'état CETAT
Carte de vœux  CARVOE
Contrat CONTR
Carton d'invitation CARINV
Convention CONV
Catalogue CATAL
    Convention-cadre CONVCAD
Certificat CERTIF
    Convention de coopération CONVCOOP
    Certificat de cessation de paiement CPAI

    Convention de stage CONVSTAG
    Certificat d'immatriculation CI

Convocation CONVOC
    Certificat médical CMED

Correspondance CORRES
Charte CHAR

Crédit de paiement CP
Circulaire CIRC

Curriculum vitae CV
Communiqué de presse COMPRE

 

D

Type de document
Code

Type de document
Code
Décharge DECH
Diplôme DIPL
Décision DEC
Discours DISC
Déclaration DECL
Document / documentation DOCU
Délégation de signature DEL
    Documentation technique DT
Délibération DELIB
    Document unique d'évaluation des risques DUER
Demande DMDE
Dossier DOSS
Devis DEV
    Dossier de consultation des entreprises DCE
Diagnostic DIAG
    Dossier des ouvrages exécutés DOE

E

Type de document
Code

Type de document
Code
Entretien annuel ENT
État des services ESERV
Enquête ENQ
Étude ETU
Épreuve (publication) EP
Évaluation EVAL

F

Type de document
Code

Type de document
Code
Facture FACT
    Fiche de resneignement FREN
Fascicule FASC
    Fiche pratique FP
Fiche FICH
Formulaire FORM
    Fiche de poste FDP
   

G

Type de document
Code

Type de document
Code
Guide GUI
   

I

Type de document
Code

Type de document
Code
Instruction INSTR
Inventaire INV
Instrument de recherche IR
   

J

Type de document
Code

Type de document
Code
Journal officiel JO
   

L

Type de document
Code

Type de document
Code
Lettre LETT
    Lettre envoyée LE
    Lettre d'acceptation LACPT
    Lettre reçue
LR
    Lettre d'intention LINT
Liste LISTE
    Lettre de candidature / de motivation
LC
    Liste d'aptitude LA
    Lettre de recommandation
LREC
    Liste d'émargement EMARG
    Lettre de mission
LM
   

M

Type de document
Code

Type de document
Code
Mandat MDT
Mémoire MEM
Manuel MAN
Modèle MODEL
Manuscrit MS
   

N

Type de document
Code

Type de document
Code
Newsletter NL
    Note de service NS
Note NOTE
Notice technique NT
    Note de frais NTFR
Notification NOTIF

O

Type de document
Code

Type de document
Code
Ordonnance ORD
Ordre du jour ODJ
Ordre de misison OM
Organigramme ORGA

P

Type de document
Code

Type de document
Code
Panneau d'exposition PANN
Procédure PROC
Photographie PHOTO
Procès-verbal PV
Plan PLAN
    Procès-verbal d'installation PVINST
    Plan de classement PDC
Procuration PROCU
    Plan de formation PDF
Programme PROGR
Planning PLANNI
Projet PROJ
Présentation PT
Publication PUB

Q

Type de document
Code

Type de document
Code
Questionnaire QUES
   

R

Type de document
Code

Type de document
Code
Rapport RAP
Règlement REGL
    Rapport d'activité RAPAC
    Règlement intérieur RI
    Rapport d'aptitude RAPAP
Relevé d'identité bancaire RIB
    Rapport de stage RAPST
Relevé de décision RD
Registre REGI
Répertoire REP

S

Type de document
Code

Type de document
Code
Schéma SCH
Statistique STAT
    Schéma directeur immobilier SDI
Statut STATUT
    Schéma pluri-annuel de stratégie immobilière SPSI
Sujet (de concours)
SUJ
Service fait SF
Synthèse SYNT
Spécifications techniques ST
   

T

Type de document
Code

Type de document
Code
Tableau TAB
    Tableau de gestion TG
    Tableau comparatif
TABCOMP
    Tableau de bord
TB
    Tableau d'avancement TA
    Tableau financier
TABFIN

V

Type de document
Code

Type de document
Code
Vademecum VM
 

Tutoriels

Partager un dossier sur son carnet numérique

Cette fiche pratique a été conçue pour expliciter la procédure de partage public d’un lien vers le dossier d’un carnet numérique Nextcloud, en vue du versement annuel des fichiers numériques produits lors de la mission au service des archives de l’EFA (cf. fiche Comment verser ses archives ?).
Les fichiers doivent au préalable avoir été triés et classés, de préférence au moyen d’un cadre de classement type, dont l’arborescence est téléchargeable en ligne.

1. En face du dossier Archives que vous souhaitez partager, cliquez sur l’icône image.pngà droite du titre

image.png

2. Une fenêtre s’ouvre à droite. Cliquez sur le + à droite de Lien de partage.

image.png

3. Puis cliquez sur les trois petits points qui s’affichent et dans la liste choisissez Autoriser l’ajout et la modification.

image.png

4.    Cliquez sur Copier dans le presse-papier.

image.png

Vous pouvez coller ce lien dans le message que vous adresserez au service des archives pour nous informer que votre versement est prêt à être récupéré. Nous vous confirmerons la bonne réception des fichiers.

Tutoriels

Renommer des fichiers par lots

Plusieurs méthodes existent pour renommer par lot les fichiers d’un ou plusieurs répertoires. Celle que nous vous proposons ci dessous utilise l’outil gratuit XnView, mais bien d’autres existent avec les mêmes fonctionnalités.

 Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.

Avant de renommer

Procédure

1. Installez XnView
2. Dans l’arborescence à gauche, cliquer sur le dossier contenant les fichiers à lister ; les noms des fichiers s’affichent à droite. 

image.png

3. Vérifiez que l’ordre des fichiers affiché dans XnView correspond bien à l’ordre affiché dans votre explorateur de fichiers.
4. Dans le menu Outils, sélectionner Renommer par lot…

image.png

5. Une boîte de dialogue s’ouvre

image.png

image.png

Vos fichiers sont renommés.

Tutoriels

Récupérer ses noms de fichiers sous forme de liste

Plusieurs méthodes existent pour récupérer les noms de fichiers (et autres métadonnées liées) stockés dans un répertoire. Ces procédures peuvent vous être utiles, notamment si vos dossiers et/ou fichiers reprennent tout ou partie des informations demandées pour l’inventaire des archives.

L'application EFA Lister des images

Louis Mulot a développé une application permettant d’obtenir la liste des images d’un dossier. Cette application peut être mise à disposition sur demande dans le cadre des missions EFA.

Procédure
1. Installer l’application ListerLesImages.

 Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.

2. Pour l’ouvrir, double-cliquer sur le fichier application ListerLesImages ; une fenêtre s’ouvre.
3. Dans le champ du haut, cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le dossier contenant les images.
4. Dans le champ du bas, cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le nom du fichier à créer et l’endroit où l’enregistrer.

EFA_01.jpg

5. Cliquer sur le bouton Lancer l’opération ; lorsque l’extraction est terminée, une boîte de dialogue s’ouvre Voulez-vous ouvrir le fichier xls ? ; cliquer sur Oui.

EFA_02.jpg

Le tableur est créé.

EFA_03.jpg

L'application XnView

Xnview est une application gratuite de visualisation et de conversion d'images. Elle permet notamment de renommer des fichiers par lots et de récupérer des noms de fichiers sous forme de liste.

Procédure
1. Installer XnView.

 Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.

2. Dans l’arborescence à gauche, cliquer sur le dossier contenant les fichiers à lister ; les noms des fichiers s’affichent à droite ; sélectionner tous les noms (cliquer dans la liste et taper Crtl+A).

XnView_01.jpg

3. Dans le menu Créer, sélectionner Générer la liste des fichiers…

XnView_02.jpg

4. Une boîte de dialogue s’ouvre ; sélectionner vos paramètres (au minimum cocher Entête, Nom de fichier et Format csv) puis cliquer sur OK.

XnView_03.jpg

XnView_04.jpg
5. Une fenêtre s’ouvre ; enregistrer la liste à l’endroit souhaité.

XnView_05.jpg

La liste est créée.

XnView_06.jpg

L'application Directory List & Print

Directory List & Print Pro est une application qui permet de lister et d'imprimer le contenu des dossiers et des répertoires. La version basique est gratuite.

Procédure
1. Installer Directory List & Print (la version basique est gratuite).

 Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.

2. Dans l’onglet 1 Répertoire, naviguer dans l’arborescence jusqu’au dossier contenant les fichiers à lister ; sélectionner le dossier par un clic gauche.

DLP_01.jpg

3. Dans l’onglet 2 Colonnes, fenêtre de gauche, sélectionner les champs que vous souhaitez récupérer en double-cliquant sur le nom ; celui-ci s’ajoute dans la liste de droite (pour ôter un nom double-cliquer dans la liste de droite, le nom s’effacera).

DLP_02.jpg

4. Dans l’onglet 3 Affichage, paramétrer les options d’affichage comme souhaité.

DLP_03.jpg

5. Cliquer sur le bouton 5 Créer/mettre à jour la liste.

DLP_04.jpg

6. Dans l’onglet Sortie, cliquer sur le bouton Excel.

DLP_05.jpg

Le fichier s’ouvre, il suffit de l’enregistrer.

D’autres outils existent (Renamer, etc.), n’hésitez pas à choisir celui qui convient le mieux à votre pratique.