Boîte à outils

• Tutoriels
• Bien nommer ses fichiers
• Liste des abréviations recommandées
• Partager un dossier sur son carnet numérique
• Renommer des fichiers par lots
• Récupérer ses noms de fichiers sous forme de liste

Tutoriels

Bien nommer ses fichiers

Pourquoi des conventions de nommage ?

Elles constituent un ensemble de règles communes, définies puis appliquées par un groupe d'utilisateurs, afin de nommer les documents informatiques enregistrés dans un système d’information. Elles permettent à chaque personne d’identifier aisément tous les documents créés et facilitent ainsi le partage de l’information au sein d'un service ou un programme de recherche.

Vous trouverez ci-dessous des recommandations qui vous permettront de gérer vos fichiers au mieux.

Recommandations générales

Le nom du fichier doit être « signifiant » : il doit permettre d’identifier le contenu sans avoir à ouvrir le fichier.

Le nom du fichier doit être succinct et synthétique :

limiter obligatoirement le chemin de fichier à 260 caractères maximum, extension comprise

proscrire les phrases complètes

éviter l’emploi des verbes, adverbes, adjectifs et des mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc.)

utiliser les minuscules, sauf pour les abréviations

utiliser les abréviations recommandées (cf. fiche Liste des abréviations) ou définir une liste d'abréviations commune

ajouter un 0 devant les nombres de 1 à 9 pour faciliter le classement des fichiers.

Caractères interdits

Quatre règles simples à respecter  :

pas de caractères accentués (é è ê ë à, etc.)

pas caractères spéciaux (/ \ # ( ) [ ],{ } < > % * & @ $ € =, etc.)

pas de ponctuation, y compris dans les sigles ( . , ; : ! ? « », etc.)

pas d’espaces : utiliser uniquement l’underscore ( _ )

Éléments du nom de fichier

Elément	Règles	Exemples	À éviter
Sujet	Obligatoire, qualifie le sujet principal traité au sein du document. Utiliser des noms communs, écrits en lettres minuscules non accentuées.	formation projet	phrases, verbes, adverbes, adjectifs, articles, prépositions, pronoms, dénominations vagues (« divers », « lettre à », etc.), apostrophe, accents, guillemets, cédille.
Type de séparateur	Obligatoire, sépare les éléments. Utiliser l’underscore (touche 8 du clavier), à la place d’un espace.	RAP_stage CONVOC_CA	espaces vides. autres signes de ponctuation etcaractères spéciaux.
Date	Obligatoire, détermine la date de création du document, selon le degré de précision souhaité. Utiliser le format à l’américaine, AAAAMMJJ, qui permet de classer automatiquement les fichiers de même nature par ordre chronologique. Pour désigner une période, et non une date précise, utilisez un underscore.	PV_20070310 (procès-verbal du 10 mars 2007) stage_201201_03 (stage effectué en janvier-mars 2012)	les dates en toutes lettres :    « 26 mars 2014 »
Version du document	Obligatoire, permet de distinguer les différentes versions d’un document. • V en majuscule suivi de deux chiffres, • VF (version finale validée). Elle se place toujours à la fin.	_V01 _VF
Type de document	Facultatif, qualifie la nature du document (compte rendu, note, facture, etc.). Se référer à la fiche Liste des abréviations recommandées ; toute abréviation sera en majuscules.	PV (procès-verbal) CR (compte rendu) ODJ (ordre du jour)
Langue	Facultatif, permet de distinguer les versions en différentes langues d’un document, si elles existent. • _fr pour la version française • _gr pour la version grecque • _en pour la version anglaise Elle se place toujours après la version.	_fr _en _gr

Ordre des éléments

Il est conseillé de nommer les documents en allant du général au particulier (par sujet).

Dans tous les cas, pensez à nommer de manière identique les fichiers similaires et ceux à l’intérieur d’un même dossier.

Mode de classement	Forme du nom du document	Exemple
par sujet	sujet_type_date_version_langue.extension	reunion_CR_20131201_V01_gr.doc
par type de document	type_sujet_date_version_langue.extension	CR_reunion_20131201_V01_gr.doc
chronologique par sujet	date_sujet_type_version_langue.extension	20131201_reunion_CR_V01_gr.doc
chronologique par type de document	date_type_sujet_version_langue.extension	20131201_CR_reunion_V01_gr.doc

 

Liste des abréviations recommandées

Pourquoi une liste des abréviations ?

Une liste d’abréviations communes au sein d’un établissement tel que l’EFA permet de nommer de manière homogène les dossiers et documents informatiques enregistrés dans le système d’information.

Son utilisation par collaborateur (EFA, programmes de recherche, etc.) :

•  contribue à l’amélioration de la gestion documentaire
• facilite le partage de l’information et la continuité de service.

Ces abréviations sont complémentaires d’autres pratiques (cf. fiche Bien nommer ses fichiers).

Liste des abréviations recommandées

Codes des services de l'EFA et du ResEFE

EFA	Code		ResEFE	Code
Archives	ARC		Casa Velazquez	CVZ
Bibliothèque	BIB		École française d'Athènes	EFA
Direction	DIR		École française d'Extrême-Orient	EFEO
Direction des études	DET		École française de Rome	EFR
Publication	PUB		Institut français d'archéologie orientale	IFAO
Service administratif	ADM		Réseau des écoles françaises à l'étranger	ResEFE
Service comptable et financier	SCF
Service informatique	SI

Typologie des documents

A

Type de document	Code		Type de document	Code
Acte	ACTE		Arrêté de promotion d'échelon	PROMECH
Acte d'engagement	AE		Arrêté de subvention	ASUB
Accusé de réception	AR		Arrêté de titularisation	ATIT
Affiche	AFFI		Arrêté de versement	AVMT
Agenda	AGD		Attestation	ATTES
Annexe	ANN		Autorisation	AUTOR
Annonce	ANNON		Autorisation d'engagement	AE
Annuaire	ANNU		Avant-projet détaillé	APD
Appel d'offre	AO		Avant-projet sommaire	APS
Arrêt de travail	AT		Avenant	AVN
Arrêté	ARR		Avis	AVIS
Arrêté d'affectation	AAFF		Avis de vacance de poste	AVP
Arrêté de détachement	ADET		Avis favorable	AVFAV
Arrêté de nomination	ANOM		Avis motivé	AVMTV

B

Type de document	Code		Type de document	Code
Barème	BAR		Bordereau d'envoi	be
Base de données	BDD		Bordereau de versement	BV
Bibliographie	BIBLIO		Bordereau des prix unitaires	BPU
Bilan	BIL		Brochure	BROCH
Bilan comptable	BILCOM		Budget	BUDG
Bilan social	BILSOC		Budget initial	BI
Bon à façonner	BAF		Budget rectificatif	BR
Bon à tirer	BAT		Bulletin de vote	BULL
Bon de commande	BC		Bulletin officiel de l'Éducation nationale	BOEN
Bon de livraison	BL		Bulletin officiel de l'Enseignement supérieur	BOESR
Bordereau d'élimination	BEL

C

Type de document	Code		Type de document	Code
Cahier des charges	CDC		Compte financier	COFI
Cahier des clauses techniques particulières	CCTP		Compte-rendu	CR
Caher des clauses administratives particulières	CCAP		Consigne	CONS
Calendrier	CAL		Constat d'état	CETAT
Carte de vœux	CARVOE		Contrat	CONTR
Carton d'invitation	CARINV		Convention	CONV
Catalogue	CATAL		Convention-cadre	CONVCAD
Certificat	CERTIF		Convention de coopération	CONVCOOP
Certificat de cessation de paiement	CPAI		Convention de stage	CONVSTAG
Certificat d'immatriculation	CI		Convocation	CONVOC
Certificat médical	CMED		Correspondance	CORRES
Charte	CHAR		Crédit de paiement	CP
Circulaire	CIRC		Curriculum vitae	CV
Communiqué de presse	COMPRE

D

Type de document	Code		Type de document	Code
Décharge	DECH		Diplôme	DIPL
Décision	DEC		Discours	DISC
Déclaration	DECL		Document / documentation	DOCU
Délégation de signature	DEL		Documentation technique	DT
Délibération	DELIB		Document unique d'évaluation des risques	DUER
Demande	DMDE		Dossier	DOSS
Devis	DEV		Dossier de consultation des entreprises	DCE
Diagnostic	DIAG		Dossier des ouvrages exécutés	DOE

E

Type de document	Code		Type de document	Code
Entretien annuel	ENT		État des services	ESERV
Enquête	ENQ		Étude	ETU
Épreuve (publication)	EP		Évaluation	EVAL

F

Type de document	Code		Type de document	Code
Facture	FACT		Fiche de resneignement	FREN
Fascicule	FASC		Fiche pratique	FP
Fiche	FICH		Formulaire	FORM
Fiche de poste	FDP

G

Type de document	Code		Type de document	Code
Guide	GUI

I

Type de document	Code		Type de document	Code
Instruction	INSTR		Inventaire	INV
Instrument de recherche	IR

J

Type de document	Code		Type de document	Code
Journal officiel	JO

L

Type de document	Code		Type de document	Code
Lettre	LETT		Lettre envoyée	LE
Lettre d'acceptation	LACPT		Lettre reçue	LR
Lettre d'intention	LINT		Liste	LISTE
Lettre de candidature / de motivation	LC		Liste d'aptitude	LA
Lettre de recommandation	LREC		Liste d'émargement	EMARG
Lettre de mission	LM

M

Type de document	Code		Type de document	Code
Mandat	MDT		Mémoire	MEM
Manuel	MAN		Modèle	MODEL
Manuscrit	MS

N

Type de document	Code		Type de document	Code
Newsletter	NL		Note de service	NS
Note	NOTE		Notice technique	NT
Note de frais	NTFR		Notification	NOTIF

O

Type de document	Code		Type de document	Code
Ordonnance	ORD		Ordre du jour	ODJ
Ordre de misison	OM		Organigramme	ORGA

P

Type de document	Code		Type de document	Code
Panneau d'exposition	PANN		Procédure	PROC
Photographie	PHOTO		Procès-verbal	PV
Plan	PLAN		Procès-verbal d'installation	PVINST
Plan de classement	PDC		Procuration	PROCU
Plan de formation	PDF		Programme	PROGR
Planning	PLANNI		Projet	PROJ
Présentation	PT		Publication	PUB

Q

Type de document	Code		Type de document	Code
Questionnaire	QUES

R

Type de document	Code		Type de document	Code
Rapport	RAP		Règlement	REGL
Rapport d'activité	RAPAC		Règlement intérieur	RI
Rapport d'aptitude	RAPAP		Relevé d'identité bancaire	RIB
Rapport de stage	RAPST		Relevé de décision	RD
Registre	REGI		Répertoire	REP

S

Type de document	Code		Type de document	Code
Schéma	SCH		Statistique	STAT
Schéma directeur immobilier	SDI		Statut	STATUT
Schéma pluri-annuel de stratégie immobilière	SPSI		Sujet (de concours)	SUJ
Service fait	SF		Synthèse	SYNT
Spécifications techniques	ST

T

Type de document	Code		Type de document	Code
Tableau	TAB		Tableau de gestion	TG
Tableau comparatif	TABCOMP		Tableau de bord	TB
Tableau d'avancement	TA		Tableau financier	TABFIN

V

Type de document	Code		Type de document	Code
Vademecum	VM

Partager un dossier sur son carnet numérique

Cette fiche pratique a été conçue pour expliciter la procédure de partage public d’un lien vers le dossier d’un carnet numérique Nextcloud, en vue du versement annuel des fichiers numériques produits lors de la mission au service des archives de l’EFA (cf. fiche Comment verser ses archives ?).
Les fichiers doivent au préalable avoir été triés et classés, de préférence au moyen d’un cadre de classement type, dont l’arborescence est téléchargeable en ligne.

1. En face du dossier Archives que vous souhaitez partager, cliquez sur l’icône à droite du titre

2. Une fenêtre s’ouvre à droite. Cliquez sur le + à droite de Lien de partage.

3. Puis cliquez sur les trois petits points qui s’affichent et dans la liste choisissez Autoriser l’ajout et la modification.

4.    Cliquez sur Copier dans le presse-papier.

Vous pouvez coller ce lien dans le message que vous adresserez au service des archives pour nous informer que votre versement est prêt à être récupéré. Nous vous confirmerons la bonne réception des fichiers.

Renommer des fichiers par lots

Plusieurs méthodes existent pour renommer par lot les fichiers d’un ou plusieurs répertoires. Celle que nous vous proposons ci dessous utilise l’outil gratuit XnView, mais bien d’autres existent avec les mêmes fonctionnalités.

 Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.

Avant de renommer

•  si les noms de vos fichiers correspondent à la légende du document, il peut être intéressant de récupérer ces informations sous forme de liste avant de procéder au renommage (cf. fiche Lister les noms de fichiers d’un répertoire)
  
• classez vos fichiers (le renommage se fera dans l’ordre du nom des anciens fichiers)
  
• faites une copie des fichiers que vous souhaitez renommer et conservez toujours une version de sauvegarde avant renommage, sur laquelle vous pouvez revenir en cas d’erreur. En effet, la plupart des logiciels de renommage ne permettent pas de revenir à la version antérieure après avoir appliqué le changement de nom.
  

Procédure

1. Installez XnView

2. Dans l’arborescence à gauche, cliquer sur le dossier contenant les fichiers à lister ; les noms des fichiers s’affichent à droite. 

3. Vérifiez que l’ordre des fichiers affiché dans XnView correspond bien à l’ordre affiché dans votre explorateur de fichiers.

4. Dans le menu Outils, sélectionner Renommer par lot…

5. Une boîte de dialogue s’ouvre

• Cochez Modèle du nom : tapez le code versement en N fourni par la photothèque, puis un tiret et 3 ou 4 dièses, en fonction de nombre de photos que vous devez renommer (de 001 à 999 : 3 dièses ; à partir de 1000 à 9999 : 4 dièses, etc.)
• Vous pouvez choisir le chiffre à partir duquel débuter la renumérotation en renseignant la case Début ; enfin, tapez 1 dans la case Pas
• Si vous désirez uniformiser l’extension, cocher Extension et indiquez l’extension
• Vérifiez bien que le résultat affiché dans la colonne Nouveau nom correspond bien à ce que vous souhaitez
• Puis cliquez sur Renommer.

Vos fichiers sont renommés.

Récupérer ses noms de fichiers sous forme de liste

Plusieurs méthodes existent pour récupérer les noms de fichiers (et autres métadonnées liées) stockés dans un répertoire. Ces procédures peuvent vous être utiles, notamment si vos dossiers et/ou fichiers reprennent tout ou partie des informations demandées pour l’inventaire des archives.

L'application EFA Lister des images

Louis Mulot a développé une application permettant d’obtenir la liste des images d’un dossier. Cette application peut être mise à disposition sur demande dans le cadre des missions EFA.

Procédure

1. Installer l’application ListerLesImages.

 Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.

2. Pour l’ouvrir, double-cliquer sur le fichier application ListerLesImages ; une fenêtre s’ouvre.

3. Dans le champ du haut, cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le dossier contenant les images.

4. Dans le champ du bas, cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le nom du fichier à créer et l’endroit où l’enregistrer.

5. Cliquer sur le bouton Lancer l’opération ; lorsque l’extraction est terminée, une boîte de dialogue s’ouvre Voulez-vous ouvrir le fichier xls ? ; cliquer sur Oui.

Le tableur est créé.

L'application XnView

Xnview est une application gratuite de visualisation et de conversion d'images. Elle permet notamment de renommer des fichiers par lots et de récupérer des noms de fichiers sous forme de liste.

Procédure

1. Installer XnView.

 Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.

2. Dans l’arborescence à gauche, cliquer sur le dossier contenant les fichiers à lister ; les noms des fichiers s’affichent à droite ; sélectionner tous les noms (cliquer dans la liste et taper Crtl+A).

3. Dans le menu Créer, sélectionner Générer la liste des fichiers…

4. Une boîte de dialogue s’ouvre ; sélectionner vos paramètres (au minimum cocher Entête, Nom de fichier et Format csv) puis cliquer sur OK.

5. Une fenêtre s’ouvre ; enregistrer la liste à l’endroit souhaité.

La liste est créée.

L'application Directory List & Print

Directory List & Print Pro est une application qui permet de lister et d'imprimer le contenu des dossiers et des répertoires. La version basique est gratuite.

Procédure

1. Installer Directory List & Print (la version basique est gratuite).

 Voyez au préalable avec votre service informatique si vous souhaitez installer un tel outil.

2. Dans l’onglet 1 Répertoire, naviguer dans l’arborescence jusqu’au dossier contenant les fichiers à lister ; sélectionner le dossier par un clic gauche.

3. Dans l’onglet 2 Colonnes, fenêtre de gauche, sélectionner les champs que vous souhaitez récupérer en double-cliquant sur le nom ; celui-ci s’ajoute dans la liste de droite (pour ôter un nom double-cliquer dans la liste de droite, le nom s’effacera).

4. Dans l’onglet 3 Affichage, paramétrer les options d’affichage comme souhaité.

5. Cliquer sur le bouton 5 Créer/mettre à jour la liste.

6. Dans l’onglet Sortie, cliquer sur le bouton Excel.

Le fichier s’ouvre, il suffit de l’enregistrer.

D’autres outils existent (Renamer, etc.), n’hésitez pas à choisir celui qui convient le mieux à votre pratique.