Archives ouvertes à l'EFA : utiliser HAL
- Se connecter à HAL
- Signaler une publication
- Généralités sur le signalement et le dépôt de notices
- Signaler une publication réalisée en lien avec l'EFA
- Que puis-je déposer?
- Crédits
Se connecter à HAL
Créer un compte dans HAL
Pour déposer dans HAL, que l'on soit l'auteur d'une publication ou pas, il est nécessaire de disposer d'un compte dans l'application. Avant de créer un compte dans HAL, il est préférable de vérifier que l'on ne dispose pas déjà d'un compte (en vérifiant que vos précédents emails ne sont pas associés à un compte).
Se rendre sur hal.science et cliquer sur "se connecter"
Puis sur ""Créer un compte"
Et saisir les informations :
Vous recevrez un mail sur la messagerie indiquée pour achever l'activation de votre compte.
Si le mail indiqué est déjà associé à un compte HAL, la création du compte ne sera pas autorisée.
L'identifiant ne pourra pas être modifié par la suite. Le reste des informations le pourra, y compris l'email. Il sera donc possible, si vous choisissez votre email institutionnel de le remplacer par un nouvel email lorsque vous changerez d'établissement. A noter aussi que l'email indiqué dans HAL n'apparaît pas dans vos publications mais qu'il apparaît sur votre CV HAL si vous en créez un et souhaitez afficher vos identifiants chercheur.
Plus d'information sur la création d'un compte: https://doc.archives-ouvertes.fr/compte-et-profil/
Se connecter à HAL
Se rendre sur hal.science, puis cliquer sur "se connecter", et saisir ses identifiants.
Paramétrer son compte dans HAL
Tout à droite dans la barre du haut de HAL, cliquer sur ses initiales et sur « mon profil »:
Renseigner son affiliation
L’affiliation désigne la structure de recherche à laquelle appartient un auteur au moment où il a produit le document, ou la structure ayant accueilli les opérations ayant permis la production du document.
Rechercher la structure dans la barre de recherche et choisir une structure colorée en vert (dénomination de la structure validée).):
Dans son compte HAL, on peut saisir une ou plusieurs affiliations, qui désignent la ou les institutions auxquelles le titulaire du compte appartient actuellement. Cette information peut être changée au fur et à mesure de l'évolution de la carrière du chercheur.
L'affiliation indiquée dans le compte HAL est ajoutée par défaut à tous vos dépôts. Elle peut être complétée par d'autres affiliations, si vous le souhaitez, ou elle peut être supprimée pour un dépôt ou une notice.
Pour en savoir plus : https://doc.archives-ouvertes.fr/deposer/auteurs-et-affiliations/
Indiquer des préférences pour faciliter le dépôt
Un peu plus bas sur la page, il est possible de renseigner la discipline et la langue par défaut. Pour la discipline, choisir Sciences de l’Homme et de la Société a minima.
Vous pouvez aussi choisir d'être ajouté comme auteur par défaut de tous les dépôts que vous ferez.
Vous pouvez choisir de récupérer, par défaut, les affiliations de vos coauteurs.
Signaler une publication
Généralités sur le signalement et le dépôt de notices
Une fois identifié dans HAL, on peut créer une notice et déposer une publication en cliquant sur "+ déposer", au milieu de la page d'accueil
Ce même bouton se trouve en haut à droite de la page une fois la page d'accueil quittée
Le signalement et le dépôts sont guidés par l'application, et toutes les informations sont disponibles dans le guide des utilisateurs de HAL (https://doc.archives-ouvertes.fr/deposer/).
Quelques points méritent d'être soulignés:
- le dépôt d'un fichier n'est pas obligatoire pour signaler une publication, mais il est encouragé par tous les établissements soutenant la science ouverte (dont fait partie l'EFA). Si votre fichier pdf est structuré de façon claire, il est par ailleurs possible que HAL y repère une partie des données obligatoires et les intègre automatiquement dans la notice.
- une grande partie des métadonnées accueillies dans un formulaire de signalement n'est pas obligatoire, ce qui rend le dépôt relativement rapide et fluide. Il est cependant recommandé d'en intégrer plus que le minimum requis pour permettre l'identification des publications et éviter les doublons.
- Il n'est pas nécessaire d'être l'auteur d'une publication pour la signaler dans HAL. Avant de procéder à un dépôt, il est recommandé de vérifier que la notice n'existe pas déjà. Si c'est le cas et que vous souhaitez la compléter, vous pouvez demander à la personne ayant réalisé le dépôt (le "contributeur") de partager avec vous la propriété de la notice (de la notice seulement, pas forcément de la publication), afin que vous puissiez la modifier. Pour cela, cliquez sur "Contacter le contributeur" en bas de la notice et expliquez votre demande:
La réponse vous parviendra via HAL.
Signaler une publication réalisée en lien avec l'EFA
A propos des affiliations
Toutes les publications réalisées par un.e employé.e de l'EFA, ou en lien avec un programme de recherche de l'EFA et signalées dans HAL doivent être affiliées à l'EFA.
L'affiliation est attribuée à l'auteur.e ou un des auteur.e.s pour une publication. Marthe Oulié peut donc être affiliée à l'École du Louvre pour Le prince de Ligne, un grand seigneur cosmopolite au XVIIIe siècle, et à l'EFA pour La croisière de Perlette. Les affiliations peuvent également être multiples: pour une même publication, un même auteur peut être affilié à la fois à l'EFA, qui a financé une mission d'étude ayant accompagné la publication et l'université au sein de laquelle il enseigne. Cette affiliation n'est pas incompatible avec l'existence d'un portail HAL dans l'Université en question, et le dépôt de la notice via le portail n'empêchera pas l'intégration de la notice à la collection HAL de l'EFA.
A propos des programmes de recherche
Afin d'améliorer le recensement et le signalement du résultat de ses programmes, l'EFA a entrepris d'intégrer à HAL les identifiants de ses programmes de recherche. Pour toutes les publications réalisées depuis 2022, et en lien avec un programme actif de l'EFA, il est donc recommandé d'ajouter l'identifiant de ce programme dans la notice.
Ces identifiants sont structurés de la façon suivante; [ code mission habituel ] Intitulé fréquent de la mission.
Par exemple, Thanar, qui a le code H15 :
[H15] Thanar: Abords Nord de l’Artémision
Ou le programme Grèce franque:
[J67] Écrire l'histoire de la Grèce franque
Ce code est à ajouter dans le champ "Collaboration/projet" de la section "Autres informations" (tout en bas du formulaire). Ce champs est un champ à saisie "semi-contrôlée": HAL recherche les première lettres saisies dans la liste des expressions déjà saisies pour d'autres notices validées dans ce même champ. L'EFA ajoute ces codes dans des publications au fur et à mesure du déclenchement des programmes. Si vous avez une publication à signaler dans HAL en lien avec un programme actif depuis 2022, le code de votre programme est déjà dans HAL.
Comment faire?
- Déposer sa notice et saisir les métadonnées
- Une fois en bas du formulaire, saisir les crochets droits et le code de sa mission, puis cliquer sur le code complet affiché par HAL:
L'information n'est pas indexée par le moteur de recherche de HAL, mais elle apparaît dans la liste complète des métadonnées d'une notice.
(tout en bas)
Que puis-je déposer?
Que peut-on signaler dans HAL?
HAL accepte désormais une vaste gamme de productions scientifiques (des cours, des articles de blogs scientifiques, des images…) en plus des productions scientifiques plus traditionnelles. Cela peut être utile pour valoriser l’ensemble de mes activités scientifiques. Il est aussi possible de mettre en avant les activités de vulgarisation.
On peut déposer:
- Une notice bibliographique : n’importe quand, sans demander d’autorisation préalable
- Une publication en texte intégral: dans ce cas, le fichier qu'on peut déposer dépend du type de publication et de l'éventuel contrat passé avec l'éditeur.
Quand et comment puis-je déposer un fichier?
Comme dit plus haut, on peut déposer le texte d'une publication dans des conditions qui varient selon le type de publication et le contrat passé avec l'éditeur.
La documentation de HAL propose une synthèse à ce sujet: http://doc.hal.science/questions-juridiques/ , que nous vous invitons à lire en cas de doute ou pour vos premiers dépôts.
Voici cependant quelques aides à la décision:
- La loi pour une république numérique de 2016 autorise les auteurs d'une publication financée au moins pour moitié par des fonds publics à déposer en libre accès dans une archive ouverte institutionnelle la version preprint d'un article dans une revue, avec un embargo maximum de 1 ans pour les SHS. Par version preprint, on entend la version acceptée par l'éditeur, avec les éventuelles corrections demandées par l'éditeur, mais sans la mise en page de l'éditeur. L'embargo commence à la date de parution de la revue. Les chapitres de livre et les livres ne sont pas concernés par cette loi.
- La base de données Mir@bel recense les politiques d'autoarchivage des éditeurs scientifiques (soit en les récupérant de la base britannique SherpaRomeo, soit en les obtenant directement auprès des éditeurs). Les éditeurs de revues pouvant également publier des collections de monographies, leur politique vis à vis des chapitres peut également être recensée dans la base. Cependant, le signalement de ces politiques reposant sur l'initiative des éditeurs, tous les éditeurs ne sont pas forcément recensés dans la base. (Mirabel)
- L'université de Lille a créé un outil en ligne pour vérifier quelle version de votre publication peut être déposée dans une archive ouverte institutionnelle. Willo est accessible ici.
En rapide résumé:
- article de revue: preprint avec embargo de 1 an
- communication dans un congrès, poster: version communiquée (avant corrections destinées à une version publiée)
- chapitre de livre ou livre: selon accord avec éditeur
DOIS-je déposer un fichier?
Le dépôt des fichiers n’est requis par HAL que pour les cours, les images, les vidéos, les fichiers audio et les logiciels.
Il est recommandé pour les autres types de publication, mais n'est pas obligatoire.
DOIS-je remplir tous les champs?
Non. Il est recommandé de donner le maximum possible de métadonnées, mais seuls quelques champs sont obligatoires. La plupart des types de notices ne requièrent que des informations minimales (titres, date, champ concerné, auteur), à l’exception des thèses et des HDR qui demandent en plus de renseigner l’établissement de soutenance et le directeur de recherche.
Les classifications ACM, MeSH et JEL sont respectivement relatives à l’informatique, aux sciences médicales et à l’économie. Ce bloc peut donc être ignoré pour les chercheurs de l’EFA. Un champ est cependant important pour les publications réalisées dans le cadre de programmes EFA: le champ "collaboration/projet", qui est détaillé dans une autre section de la présente fiche.
Crédits
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