Signaler une publication

• Généralités sur le signalement et le dépôt de notices
• Signaler une publication réalisée en lien avec l'EFA
• Que puis-je déposer?

Généralités sur le signalement et le dépôt de notices

Une fois identifié dans HAL, on peut créer une notice et déposer une publication en cliquant sur "+ déposer", au milieu de la page d'accueil

Ce même bouton se trouve en haut à droite de la page une fois la page d'accueil quittée

Le signalement et le dépôts sont guidés par l'application, et toutes les informations sont disponibles dans le guide des utilisateurs de HAL (https://doc.archives-ouvertes.fr/deposer/). 

Quelques points méritent d'être soulignés: 

• le dépôt d'un fichier n'est pas obligatoire pour signaler une publication, mais il est encouragé par tous les établissements soutenant la science ouverte (dont fait partie l'EFA). Si votre fichier pdf est structuré de façon claire, il est par ailleurs possible que HAL y repère une partie des données obligatoires et les intègre automatiquement dans la notice.
• une grande partie des métadonnées accueillies dans un formulaire de signalement n'est pas obligatoire, ce qui rend le dépôt relativement rapide et fluide. Il est cependant recommandé d'en intégrer plus que le minimum requis pour permettre l'identification des publications et éviter les doublons. 
• Il n'est pas nécessaire d'être l'auteur d'une publication pour la signaler dans HAL. Avant de procéder à un dépôt, il est recommandé de vérifier que la notice n'existe pas déjà. Si c'est le cas et que vous souhaitez la compléter, vous pouvez demander à la personne ayant réalisé le dépôt (le "contributeur") de partager avec vous la propriété de la notice (de la notice seulement, pas forcément de la publication), afin  que vous puissiez la modifier. Pour cela, cliquez sur "Contacter le contributeur" en bas de la notice et expliquez votre demande:

La réponse vous parviendra via HAL. 

Signaler une publication réalisée en lien avec l'EFA

A propos des affiliations

Toutes les publications réalisées par un.e employé.e de l'EFA, ou en lien avec un programme de recherche de l'EFA et signalées dans HAL doivent être affiliées à l'EFA. 

L'affiliation est attribuée à l'auteur.e ou un des auteur.e.s pour une publication. Marthe Oulié peut donc être affiliée à l'École du Louvre pour Le prince de Ligne, un grand seigneur cosmopolite au XVIIIe siècle, et à l'EFA pour La croisière de Perlette. Les affiliations peuvent également être multiples: pour une même publication, un même auteur peut être affilié à la fois à l'EFA, qui a financé une mission d'étude ayant accompagné la publication et l'université au sein de laquelle il enseigne. Cette affiliation n'est pas incompatible avec l'existence d'un portail HAL dans l'Université en question, et le dépôt de la notice via le portail n'empêchera pas l'intégration de la notice à la collection HAL de l'EFA. 

A propos des programmes de recherche

Afin d'améliorer le recensement et le signalement du résultat de ses programmes, l'EFA a entrepris d'intégrer à HAL les identifiants de ses programmes de recherche. Pour toutes les publications réalisées depuis 2022, et en lien avec un programme actif de l'EFA, il est donc recommandé d'ajouter l'identifiant de ce programme dans la notice. 

Ces identifiants sont structurés de la façon suivante; [ code mission habituel ] Intitulé fréquent de la mission. 

Par exemple, Thanar, qui a le code H15 : 

[H15] Thanar: Abords Nord de l’Artémision

Ou le programme Grèce franque: 

[J67] Écrire l'histoire de la Grèce franque

Ce code est à ajouter dans le champ "Collaboration/projet" de la section "Autres informations" (tout en bas du formulaire). Ce champs est un champ à saisie "semi-contrôlée": HAL recherche les première lettres saisies dans la liste des expressions déjà saisies pour d'autres notices validées dans ce même champ. L'EFA ajoute ces codes dans des publications au fur et à mesure du déclenchement des programmes. Si vous avez une publication à signaler dans HAL en lien avec un programme actif depuis 2022, le code de votre programme est déjà dans HAL. 

Comment faire?

• Déposer sa notice et saisir les métadonnées
• Une fois en bas du formulaire, saisir les crochets droits et le code de sa mission, puis cliquer sur le code complet affiché par HAL: 

L'information n'est pas indexée par le moteur de recherche de HAL, mais elle apparaît dans la liste complète des métadonnées d'une notice. 

(tout en bas)

 

Que puis-je déposer?

Que peut-on signaler dans HAL?

HAL accepte désormais une vaste gamme de productions scientifiques (des cours, des articles de blogs scientifiques, des images…) en plus des productions scientifiques plus traditionnelles. Cela peut être utile pour valoriser l’ensemble de mes activités scientifiques. Il est aussi possible de mettre en avant les activités de vulgarisation. 

On peut déposer: 

• Une notice bibliographique : n’importe quand, sans demander d’autorisation préalable 
• Une publication en texte intégral: dans ce cas, le fichier qu'on peut déposer dépend du type de publication et de l'éventuel contrat passé avec l'éditeur.

Quand et comment puis-je déposer un fichier? 

Comme dit plus haut, on peut déposer le texte d'une publication dans des conditions qui varient selon le type de publication et le contrat passé avec l'éditeur. 

La documentation de HAL propose une synthèse à ce sujet: http://doc.hal.science/questions-juridiques/ , que nous vous invitons à lire en cas de doute ou pour vos premiers dépôts. 

Voici cependant quelques aides à la décision: 

• La loi pour une république numérique de 2016 autorise les auteurs d'une publication financée au moins pour moitié par des fonds publics à déposer en libre accès dans une archive ouverte institutionnelle la version preprint d'un article dans une revue, avec un embargo maximum de 1 ans pour les SHS. Par version preprint, on entend la version acceptée par l'éditeur, avec les éventuelles corrections demandées par l'éditeur, mais sans la mise en page de l'éditeur. L'embargo commence à la date de parution de la revue. Les chapitres de livre et les livres ne sont pas concernés par cette loi. 
• La base de données Mir@bel recense les politiques d'autoarchivage des éditeurs scientifiques (soit en les récupérant de la base britannique SherpaRomeo, soit en les obtenant directement auprès des éditeurs). Les éditeurs de revues pouvant également publier des collections de monographies, leur politique vis à vis des chapitres peut également être recensée dans la base. Cependant, le signalement de ces politiques reposant sur l'initiative des éditeurs, tous les éditeurs ne sont pas forcément recensés dans la base. (Mirabel)
• L'université de Lille a créé un outil en ligne pour vérifier quelle version de votre publication peut être déposée dans une archive ouverte institutionnelle. Willo est accessible ici. 

En rapide résumé: 

• article de revue: preprint avec embargo de 1 an
• communication dans un congrès, poster: version communiquée (avant corrections destinées à une version publiée)
• chapitre de livre ou livre: selon accord avec éditeur

DOIS-je déposer un fichier? 

Le dépôt des fichiers n’est requis par HAL que pour les cours, les images, les vidéos, les fichiers audio et les logiciels. 

Il est recommandé pour les autres types de publication, mais n'est pas obligatoire. 

DOIS-je remplir tous les champs?

Non. Il est recommandé de donner le maximum possible de métadonnées, mais seuls quelques champs sont obligatoires. La plupart des types de notices ne requièrent que des informations minimales (titres, date, champ concerné, auteur), à l’exception des thèses et des HDR qui demandent en plus de renseigner l’établissement de soutenance et le directeur de recherche. 

Les classifications ACM, MeSH et JEL sont respectivement relatives à l’informatique, aux sciences médicales et à l’économie. Ce bloc peut donc être ignoré pour les chercheurs de l’EFA. Un champ est cependant important pour les publications réalisées dans le cadre de programmes EFA: le champ "collaboration/projet", qui est détaillé dans une autre section de la présente fiche.